archive company

Czynny żal to instytucja, która pozwala wytłumaczyć się podatnikowi z niedopełnienia swoich obowiązków względem urzędu skarbowego lub celno-skarbowego. Należą do nich m.in. opłacanie podatków i składanie deklaracji podatkowych. Czynny żal pozwala podatnikowi uniknąć kary ze strony organów podatkowych. Jest całkowicie bezpłatny i wymaga jedynie wyjaśnienia, dlaczego popełniliśmy błąd. Dokument można złożyć w różnej formie, osobiście, listownie lub elektronicznie. Ta ostatnia droga jest najszybsza i kosztuje najmniej fatygi.

Co to jest czynny żal? 

Instytucja zwana czynnym żalem to zawiadomienie o popełnieniu czynu zabronionego. Pozwala ona poinformować naczelnika urzędu skarbowego lub urzędu celno-skarbowego w przypadku wykroczenia lub przestępstwa skarbowego. Jeśli zapomnieliśmy o złożeniu deklaracji lub zapłaceniu podatku w terminie możemy śmiało wystosować taki dokument. W określonych sytuacjach organ podatkowy może odstąpić od kary. Zgodnie z art. 16 par. 1 Kodeksu karnego skarbowego karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie nie podlega „sprawca, który po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomił o tym organy ścigania, ujawniając istotne okoliczności tego czynu, w szczególności osoby współdziałające w jego popełnieniu”.

Kiedy można złożyć czynny żal?

Z instytucji czynnego żalu możemy skorzystać w następujących sytuacjach:

  • jeśli nie złożyliśmy zeznania podatkowego w terminie
  • jeśli nierzetelnie prowadziliśmy księgi rachunkowe
  • jeśli nieprawidłowo wystawiliśmy fakturę
  • jeśli nie zapłaciliśmy podatku dochodowego lub podatku VAT
  • jeśli nieprawidłowo zapłaciliśmy podatek dochodowy lub podatek VAT
  • jeśli bezprawnie zastosowaliśmy obniżone stawki VAT
  • jeśli bezprawnie zastosowaliśmy zwolnienie z VAT
  • jeśli zatailiśmy przed organem podatkowym prawdziwe rozmiary naszej działalności gospodarczej
  • jeśli wyłudziliśmy zwrot należności celnej
  • jeśli wyłudziliśmy pozwolenie celne

Zawiadomienie o niedopełnieniu obowiązków przez podatnika będzie skuteczne tylko wtedy, jeśli spełnimy konieczne warunki. Przede wszystkim podatnik musi się przyznać do przestępstwa lub wykroczenia skarbowego jeszcze zanim organy rozpoczną procedurę zmierzającą do jego wykrycia. Chodzi tu na przykład od przeszukania lub czynności kontrolne. Jeśli jednak zagapiliśmy się i urząd rozpoczął procedury sprawdzające, to czy można złożyć czynny żal? Nie mamy prawa skorzystać z tej instytucji po tym, jak zostaliśmy wezwani w związku z popełnionym czynem zabronionym, a organ podatkowy udokumentował już popełnienie przestępstwa lub wykroczenia podatkowego. Czynnego żalu nie możemy także złożyć w trakcie postępowania kontrolnego. Nie mamy tej możliwości również w sytuacjach, w których zorganizowaliśmy grupę mającą na celu popełnienie przestępstwa skarbowego lub nakłanialiśmy osobę do popełnienia takiego przestępstwa albo wykroczenia. Możemy natomiast złożyć czynny żal wyjątkowo w sytuacji, kiedy organ jeszcze nie dostarczył podstaw do wszczęcia postępowania w sprawie czynu zabronionego.

Jak wyrazić czynny żal? 

Aby instytucja czynnego żalu była skuteczna trzeba dobrowolnie poinformować naczelnika urzędu skarbowego lub naczelnika urzędu celno-skarbowego o tym, jaki czyn zabroniony popełniliśmy. Następnie konieczne jest, abyśmy dopełnili wszelkie obowiązki, w tym uregulowali całe zobowiązanie wobec organu podatkowego. Jest to szczególnie ważne w sytuacji, w której zalegamy z deklaracjami podatkowymi lub nie zapłaciliśmy należności publicznoprawnych. Aby być wiarygodnym dla organu podatkowego, nie można zwlekać z dopełnieniem tych obowiązków. Powinniśmy to zrobić jak najszybciej, na przykład w ten sam dzień, w którym składamy czynny żal. Nie należy tego jednak robić później niż w terminie wyznaczonym przez urząd. Trzeba pamiętać, że czynny żal może chronić przed konsekwencją, ale nie zwalnia z obowiązku uregulowania powstałych zaległości i odsetek. Dokument można złożyć w urzędzie skarbowym, celno-skarbowym oraz urzędzie skarbowym dla największych podmiotów – w organie, w którym zwykle się rozliczamy. Jeśli pomyliliśmy placówki, to nasze pismo zostanie przesłane do właściwego organu. Można to zrobić podczas wizyty w urzędzie, w którym się rozliczamy, wysyłając list na adres tegoż urzędu lub elektronicznie. Ta ostatnia forma jest najprostsza i najszybsza.

Jak złożyć elektronicznie czynny żal? 

Czynny żal składa się w formie elektronicznie przez e-Deklaracje. Należy wysłać pismo ogólne na skrzynkę e-PUAP właściwego organu podatkowego przez platformę e-Urząd Skarbowy. Koniecznie trzeba pamiętać o pobraniu Urzędowego Poświadczenia Odbioru. UPO to nazwa zbiorcza dokumentów generowanych przy odbieraniu dokumentacji elektronicznej przez organy administracji publicznej w momencie, w którym prawidłowo dostarczyliśmy pismo w formie elektronicznej. Złożony czynny żal musi być opatrzone podpisem kwalifikowalnym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

  • podpis kwalifikowany – są to dane połączone z certyfikatem elektronicznym, które poświadczają związek podpisu z konkretną osobą fizyczną, która składa taki podpis. Potwierdza on tożsamość podatnika i zapewnia bezpieczeństwo posługiwania się elektroniczną wersją podpisu. W świetle prawa podpis kwalifikowany jest równoważny z podpisem wykonanym własnoręcznie. 
  • podpis zaufany – ma on te same funkcje, co podpis kwalifikowany, jednak w jego zakres nie wchodzi obszar kontaktów z administracją i organami państwowymi. Znajduje swoje zastosowanie jedynie na platformach urzędowych.
  • podpis osobisty – to zaawansowany podpis elektroniczny. Prawdziwość danych deklarowanych przez posiadacza podpisu potwierdza certyfikat podpisu osobistego, zawierający imię lub imiona, nazwisko, obywatelstwo oraz numer PESEL. Aby certyfikat podpisu osobistego znalazł się w e-dowodzie należy wyrazić na to zgodę podczas składania wniosku o dokument.

Nasz podpis to bardzo ważna kwestia. Oznacza on, że dokument złożyliśmy osobiście. W innym przypadku, jeśli widnienie na nim podpis pełnomocnika, organ podatkowy może uznać, że to nie my składamy czynny żal i dobrowolnie przyznajemy się do winy, a ktoś składa zawiadomienie o popełnieniu wykroczenia lub przestępstwa karno-skarbowego. 

Co powinien zawierać czynny żal?

Nie istnieje określony formularz dokumentu, z którego moglibyśmy skorzystać. Urzędy skarbowe i celno-skarbowe wymagają jednak, by czynny żal zawierał określone elementy. Powinny znaleźć się w nim dane podatnika oraz adresat (czyli naczelnik organu podatkowego). Następnie musimy opisać popełniony czyn, jego charakter oraz jego okoliczności. Jeśli miał on charakter incydentalny, to warto to zaznaczyć. Powinniśmy także wskazać wszystkie osoby, które mają związek z popełnionym czynem, a na końcu dobrze jest także zawrzeć informację o tym, czy naprawiliśmy swój błąd. Wówczas najlepiej dołączyć potwierdzenie zapłaty. Jeśli tego jeszcze nie zrobiliśmy, to dobrze jest napisać w jaki sposób oraz w jakim terminie zobowiązujemy się do dopełnienia swoich obowiązków względem urzędu (np. kiedy zapłacimy zaległości podatkowe lub złożymy deklarację). 

Czynny żal… i co dalej?

Kiedy czynny żal dotrze do urzędu (forma elektroniczna jest najszybszą drogą), wówczas naczelnik rozpatrzy dokument. Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy nie przewiduje w tym przypadku terminów procesowych. Jeśli naczelnik uzna czynny żal za skuteczny, to odstąpi od nałożenia kary podatkowej lub celnej. Urzędnik może także wskazać nowe terminy, w których podatnik będzie zobowiązany zrealizować swoje obowiązki. Jeśli natomiast naczelnik urzędu skarbowego bądź celno-skarbowego nie uzna czynnego żalu za skuteczny, wówczas zostanie wszczęte postępowanie w sprawie o wykroczenie lub przestępstwo skarbowe na zasadach, które określa Kodeks karny skarbowy. W zależności od tego, jak poważne jest przewinienie, może ono skutkować mandatem, grzywną, wyrokiem sądowym, a nawet pozbawieniem wolności. W przypadku, kiedy urząd skarbowy nie przyjmie czynnego żalu, wówczas podatnik nie ma możliwości odwołania się od wydanej decyzji.

Czynny żal to instytucja, która umożliwia uczciwym podatnikom naprawianie ich błędu. Jeśli w dokumencie wykażemy, że niedopatrzenia dokonaliśmy bez premedytacji, wówczas urząd skarbowy lub celo-skarbowy odstąpi od kary podatkowej. W sytuacjach, w których zagapiliśmy się z terminami lub zapłaciliśmy złą kwotę podatku warto korzystać z czynnego żalu, szczególnie w formie elektronicznej, która jest szyba i skuteczna.

archive company

CZYM JEST BIAŁA LISTA PODATNIKÓW VAT?

Biała lista podatników VAT to wykaz, który funkcjonuje od września 2019 roku. Jest pomocny w sprawnej weryfikacji kontrahentów: zarówno podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych, a także wykreślonych i ponownie przywróconych do rejestru VAT. Biała lista jest prowadzona przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. 

JAK ZGŁOSIĆ RACHUNEK NA BIAŁĄ LISTĘ PODATNIKÓW VAT?

Podmiot na białą listę podatników VAT wprowadza szef Krajowej Administracji Skarbowej. Wszystkie potrzebne dane pobiera on z dostępnych rejestrów publicznych. Jeśli jednak w wykazie wystąpi błąd, to można wnioskować o usunięcie informacji lub ich sprostowanie. 

JAK PRZESZUKIWAĆ BIAŁĄ LISTĘ PODATNIKÓW VAT?

Biała lista podatników VAT jest dostępna na stronie Ministerstwa Finansów: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka 

Można ją przeszukiwać według numeru rachunku bankowego, NIP, REGON lub nazwy podmiotu (firmy). Wpisanie nawet części tych danych pozwala odnaleźć pasujące wyniki. W wykazie można odnaleźć następuję informacje:

  • nazwa firmy / imię i nazwisko przedsiębiorcy;
  • numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku (o ile został nadany);
  • status podmiotu;
  • numer identyfikacyjny REGON (o ile został nadany);
  • adres siedziby (jeśli podmiot nie jest osobą fizyczną);
  • nazwiska, imiona i numery identyfikacji podatkowej osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania firmy;
  • nazwiska, imiona i numery identyfikacji podatkowej prokurentów;
  • nazwisko, imię lub nazwę firmy oraz numer identyfikacji podatkowej wspólnika/wspólników;
  • daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru, a także datę przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
  • w przypadku odmowy rejestracji lub wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia na listę podstawę prawną tej decyzji;
  • numery rachunków rozliczeniowych w banku lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której dana firma jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

CZYJE DANE WIDNIEJĄ NA BIAŁEJ LIŚCIE PODATNIKÓW VAT?

Numery rachunków publikowane są jedynie w przypadku podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni i podmiotów przywróconych do rejestru jako podatnicy VAT czynni. Jeśli podmiot nie jest zarejestrowany jako płatnik VAT ze względu na małe obroty, jeśli odmówiono mu rejestracji z obiektywnych przyczyn lub został wykreślony z wykazu, dane dotyczące rachunku rozliczeniowego nie zostaną uwidocznione w wykazie. 

JAK ZGŁASZANE SĄ NUMERY RACHUNKÓW BANKOWYCH NA BIAŁĄ LISTĘ PODATNIKÓW VAT?

Numery firmowych rachunków bankowych, czyli tak zwane rachunki rozliczeniowe, są pobierane automatycznie z baz Krajowej Administracji Skarbowej, po potwierdzeniu przez system teleinformatyczny izby rozliczeniowej STIR. Rachunek powinien zostać zgłoszony do tego systemu przez bank, który go prowadzi. STIR umożliwia analizę i przekazywanie informacji w celu zapobiegania wyłudzeniom skarbowym. Rachunek firmowy, który pojawia się na białej liście podatników VAT jest tym samym numerem, który został podany do urzędu skarbowego w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym. Jeśli dane zostały zmienione, to informacja taka powinna zostać zaktualizowana w urzędzie skarbowym. 

JAK ZAKTUALIZOWAĆ NUMER RACHUNKU BANKOWEGO NA BIAŁEJ LIŚCIE PODATNIKÓW VAT?

Spółki zarejestrowane w Krajowej Administracji Skarbowej i spółki cywilne składają aktualizację bezpośrednio do urzędu skarbowego za pomocą formularzy NIP-8 (zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizujące w zakresie danych uzupełniających) i NIP-2 (zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizujące osoby prywatnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, będącej podatnikiem lub płatnikiem). Dokumenty można złożyć za pomocą systemu e-Deklaracje oraz w wersji papierowej. Informację o posiadanych rachunkach firmowych należy zgłosić także w przypadku zmiany urzędu skarbowego. Natomiast przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą aktualizują rachunki rozliczeniowe przez Centralną Ewidencję Informacji o Działalności Gospodarczej. W wykazie nie są publikowane prywatne rachunki bankowe (ROR), które przedsiębiorcy czasami wykorzystują w transakcjach, ponieważ nie są to rachunki dedykowane prowadzeniu działalności gospodarczej. Jeśli więc nasz kontrahent posługuje się takim numerem bankowym, to nie odnajdziemy go na białej liście podatników VAT. 

JAKIE SĄ KONSEKWENCJE KORZYSTANIA Z RACHUNKU SPOZA BIAŁEJ LISTY PODATNIKÓW VAT?

Od 1 stycznia 2020 r. zapłata partnerowi biznesowemu kwotę powyżej 15 tys. PLN na inny rachunek niż podany w wykazie związana jest z zablokowaniem możliwości zaliczenia tej kwoty lub jej części do kosztów uzyskania przychodu. Ponadto płatnikowi grozi ryzyko odpowiedzialności solidarnej z kontrahentem za zaległości podatkowe, ponieważ nie zapłaci on należnego podatku VAT od takiej transakcji. Istnieje jednak możliwość uwolnienia się od konsekwencji finansowych. Jeśli zorientujemy się, że dokonaliśmy wpłaty na niewłaściwy numer rachunku bankowego – czyli taki, który nie widnieje na białej liście podatników VAT – to powinniśmy poinformować najpóźniej w ciągu 7 dni naczelnika urzędu skarbowego. Bardzo ważne jest, by sprawdzać numer rachunku, na który zamierzamy przelać określoną kwotę. Nawet jeśli widnieje on na fakturze, nie oznacza to, że znajduje się również w rejestrze. Dlatego tego samego dnia, w którym zatwierdzamy przelew, powinniśmy przeszukać białą listę, ponieważ dane są tam aktualizowane raz dziennie. Kontrola w rejestrze obejmuje wybrany dzień, przypadający nie wcześniej niż w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym dany podmiot jest sprawdzany. Brak rachunku kontrahenta w wykazie nie jest podstawą do tego, aby domagać się od niego wprowadzenia numeru na białą listę podatników VAT, dlatego warto już w momencie zawierania umowy mieć pewność, że płatność ma być dokonana na poczet rachunku z wykazu VAT. Jeśli partner biznesowy poda nam inny numer, to może domagać się płatności na rachunek spoza wykazu, a zwłoka w zapłacie może rodzić odpowiedzialność odsetkową. Dlatego warto weryfikować kontrahentów na każdym etapie współpracy, szczególnie tych, z którymi dotychczas się nie współpracowało. 

JAK WPROWADZIĆ RACHUNEK ROZLICZENIOWY NA BIAŁĄ LISTĘ PODATNIKÓW VAT?

Co w przypadku, jeśli podmiot jest podatnikiem VAT, posiada rachunek rozliczeniowy, ale nie może odnaleźć go w wykazie? 

Rozwiązań jest kilka i są one uzależnione od konkretnych sytuacji:

  • brak rachunku lub konta firmowego

W takiej sytuacji należy złożyć rachunek rozliczeniowy w banku lub spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej. Jeśli natomiast nie mamy pewności co do tego, czy rachunek używany w firmie jest rachunkiem rozliczeniowym założonym do prowadzenia działalności gospodarczej, to powinniśmy potwierdzić ten fakty w placówce bankowej.

  • rachunek firmowy nie został zgłoszony do urzędu skarbowego

Wówczas należy zgłosić rachunek do konkretnego urzędu. Firmy zarejestrowane w przez Centralną Ewidencję Informacji o Działalności Gospodarczej powinny zmienić dane właśnie tam. W CEIDG powinny zaktualizować informacje również osoby fizyczne, które prowadzą działalność gospodarczą niepodlegającą rejestracji (formularz NIP-7). Podmioty zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym muszą zaktualizować dane uzupełniane przez Krajową Radę Sądowniczą (formularz NIP-8). Spółki cywilne muszą zgłosić dane w formularzu NIP-2.

  • bank nie przekazał numeru rachunku do Systemu Teleinformatyczne Izby Rozliczeniowej

W takim przypadku należy wyjaśnić problem w placówce banku, który powinien przekazać numer rachunku automatycznie. 

Czemu służą dane zawarte na białej liście podatników VAT? Przede wszystkim bezpieczeństwu. Pozwala ona skontrolować status kontrahenta, który jest istotny dla odpowiedzialności za zobowiązania w VAT przy odwrotnym obciążeniu tym podatkiem. Chodzi zatem o podwyższenie stopnia bezpieczeństwa prowadzonych transakcji. 

archive company

Posługiwanie się fakturami uproszczonymi nie jest obowiązkiem podatnika. Jednak – jak sama nazwa wskazuje – taki dokument upraszcza pracę. Podawane są w nim tylko podstawowe dane, bez uwzględniania dodatkowych, bardziej szczegółowych informacji. Wraz z 2022 r. w życie wchodzą nowe regulacje dotyczące ewidencjonowania dokumentów sprzedaży, w tym również faktur uproszczonych.

CZYM JEST FAKTURA UPROSZCZONA?

Faktura uproszczona jest podstawowym dokumentem, który potwierdza zawartą transakcję między sprzedawcą usług lub towarów a ich nabywcą. Oznacza to, że faktura uproszczona jest dowodem księgowym uprawniającym do odliczenia podatku VAT. Jest też podstawą do wykazania sprzedaży.

KIEDY MOŻNA WYTAWIĆ FAKTURĘ UPROSZCZONĄ?

Zgodnie z Ustawą o VAT (art. 106e ust. 5 pkt 3) podatnik może wystawić fakturę uproszczoną, kiedy kwota należności ogółem nie przekracza 450 PLN / 100 EURO lub kiedy faktura zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku. Nie można jednak w ten sposób dokumentować sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i na terytorium Polski; sprzedaży, dla której na fakturze nie jest podawany NIP nabywcy; wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów i świadczenia usług.

CO POWINNA ZAWIERAĆ FAKTURA UPROSZCZONA?

Informacje, które powinna zawierać faktura uproszczona podają Ustawa o VAT oraz rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur. Na czym zatem polega uproszczenie? Faktura taka nie musi zawierać danych wymienionych w art. 106e ust. 1 pkt 3,8,9, 11-14. Może nie podawać imienia i nazwiska / nazwy nabywcy towarów lub usług oraz jego adresu; miary i ilości dostarczonych towarów w zakresie wykonywanych usług; ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku; wartości dostarczonych towarów lub wykonywanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku; stawki podatku; sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku; kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Na dokumencie muszą się natomiast znaleźć następujące informacje:

  • data wystawienia faktury uproszczonej
  • kolejny numer faktury w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje
  • numer identyfikujący podatnika
  • numer identyfikujący nabywcę towarów lub usług
  • data dokonania lub zakończenia dostawy (o ile została określona i różni się od daty wystawienia faktury
  • nazwa lub rodzaj towaru lub usługi
  • kwoty opustów lub obniżek cen (w tym także w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto)
  • kwota należności ogółem

CZY FAKTURA UPRSZCZONA MOŻE BYĆ PARAGONEM Z NIP?

Od początku 2020 r. w niektórych przypadkach można zastąpić fakturę uproszczoną paragonem, który staje się podstawą ujęcia wydatku w kosztach podatkowych. Sprzedawca może wystawić faktury do paragonu jedynie wtedy, kiedy na paragonie został zamieszczony NIP nabywcy w przypadkach, gdy nabywcą jest firma. Jeśli jest nim osoba prywatna, to na paragonie nie musi zostać wpisany NIP takiego konsumenta. Zatem w tradycyjnym modelu sprzedaży, jeśli klientami są osoby nieprowadzące działalności gospodarczej, wystarczy zwykły paragon.

W przypadkach, kiedy klient nabywa towary lub usługi „na firmę”, to powinien poinformować o tym fakcie sprzedawcę przed przyjęciem przez niego zamówienia. Wówczas paragon z NIP, który dotyczy transakcji o wartości nieprzekraczającej 450 PLN / 100 EURO, może być traktowany jak faktura uproszczona. Nie należy na jego podstawie wystawiać dodatkowej faktury do paragonu. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (par. 10 ust. 1 pkt 7b) paragony fiskalne traktowane jako faktury uproszone powinny być księgowane zbiorczo, jednym wpisem. Muszą być zatem ewidencjonowane razem ze zwykłymi paragonami fiskalnymi w formie okresowego raportu z kasy fiskalnej.

Jeśli sprzedawca nie zastosuje się do powyższych zasad, to jego działanie będzie skutkowało nałożeniem sankcji na obie strony transakcji. Dodatkowo na koncie sprzedawcy powstanie dodatkowe zobowiązanie podatkowe wynoszące 100% podatku VAT, który został wykazany na fakturze do paragonu, co oznacza, że będzie on zobowiązany do odprowadzenia podwójnej kwoty podatku VAT.

JAKIE SĄ NOWE REGULACJE W KWESTII WYSTAWIANIA FAKTUR UPROSZCZONYCH?

Od 1 stycznia 2022 r., wraz z pojawieniem się Krajowego Systemu e-Faktur, podatnicy mogą wystawiać elektroniczne dokumenty księgowe w formie ustrukturyzowanej. Nowe regulacje wprowadziła ustawa z 29 października 2021 o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Zgodnie z nimi od teraz podatnik ma wybór co do formy dokumentowania sprzedaży. Nadal może wystawiać faktury papierowe, e-faktury lub e-faktury ustrukturyzowane wystawiane za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. Może przy tym korzystać z systemu mieszanego. Czy z czasem system ten stanie się obligatoryjny? Ministerstwo Finansów planuje, by stało się to w 2023 r., po uzyskaniu decyzji derogacyjnej Komisji Europejskiej.

Wraz ze wspomnianą wyżej ustawą pojawiły się zmiany w terminach wystawiana faktur, także uproszczonych. Ustawodawca wydłużył termin na ich wystawienie przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi oraz przed otrzymaniem całości lub części zapłaty z 30 do 60 dni. Oznacza to, że fakturę uproszczoną można wystawić – podobnie jak fakturę tradycyjną – nie wcześniej niż 60 dni przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi. Musi jednak zostać wystawiona nie później niż do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Przypadki, kiedy fakturę można wystawić dowolnie wcześnie, pozostawiono bez zmian.

Zrezygnowano również z obowiązku oznaczania duplikatów faktur wyrazem „duplikat”. Jeśli pierwotny dokument zaginął lub uległ zniszczeniu, to sprzedający powinien wydać kontrahentowi po raz kolejny taką samą fakturę, opatrując do obowiązkowo datą ponownego wystawienia. Używanie oznaczenia „duplikat” jest teraz dobrowolne.

Podobne udogodnienia dotyczą korekt. Zrezygnowano bowiem z umieszczania na dokumentach sformułowań „faktura korygująca” / „korekta”. Nie trzeba ponadto podawać przyczyn wystawienia dokumentu korygującego. Jeśli natomiast pojawia się konieczność dokonania korekt zbiorczych, to od 2022 r. można pominąć daty wystawienia faktur oraz wykonania usług lub dostawy towarów. W uproszczonej korekcie zbiorczej, w załączniku, należy uwzględnić jedynie numery faktur. Zlikwidowano ponadto obowiązek obejmowania korektą wszystkich dokonanych dostaw i wykonanych usług. Przedsiębiorca może korygować selektywnie i wskazać jedynie te pozycje i dokumenty, które wymagają korekty.  W przypadku faktury uproszczonej należy, podobnie jak dotychczas, zachować wszystkie wymagane w niej informacje.

Faktura uproszczona, choć zawiera mniej danych, funkcjonuje na bardzo podobnej zasadzie jak standardowa faktura. Dlatego też wprowadzone wraz z 2022 r. zmiany w kwestii fakturowania dotyczą także ich. Warto jednak pamiętać, że dokumenty, które nie mogą być wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur, a więc w formie ustrukturyzowanej, to faktury pro forma, faktury VAT-RR, noty korygujące, a także faktury, w odniesieniu do których przepisy nowego rozporządzenia przewidują brak obowiązku ujęcia numeru identyfikującego sprzedawcę na potrzeby podatku oraz faktury, w odniesieniu do których nowe rozporządzenie przewiduje brak obowiązku podawania danych umożliwiających jednoznaczną identyfikację nabywcy.

archive company

Przychody finansowe a operacyjne

Każde przedsiębiorstwo generuje przychody i koszty. Mogą być one różnego rodzaju. Są także podstawowymi składowymi rachunku zysków i strat oraz elementami sprawozdania finansowego danej firmy. Wszystkie przychody, w tym operacyjne i finansowe, umożliwiają obserwację skutków działań podmiotu gospodarczego. Czym się od siebie różnią? Odpowiadamy.

PRZYCHODY FINANSOWE A OPERACYJNE – JAKA JEST MIĘDZY NIMI RÓŻNICA?

Zanim przedsiębiorca odliczy podatki i składki na ubezpieczenie, pieniądze, które przynosi firma, nazywamy przychodem. Jest to przyrost korzyści ekonomicznych brutto danego okresu, który skutkuje zwiększeniem kapitału własnego (który nie wynika z wpłat udziałowców). Mogą być one uzyskane dzięki sprzedaży towarów, świadczenia usług, a także dzięki innym czynnościom, które są związane z działalnością firmy. Może to być także pośredni efekt podejmowanych czynności. Są to wszelkie wpływy pieniężne i wartości niematerialne, które są korzyścią majątkową uzyskaną w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. W ustawie o rachunkowości czytamy, że przychody to “uprawdopodobnione powstanie w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych o wiarygodnie określonej wartości, w formie zwiększenia wartości aktywów, albo zmniejszenia wartości zobowiązań, które doprowadzą do wzrostu kapitału własnego lub zmniejszenia jego niedoboru w inny sposób niż wniesienie środków przez udziałowców lub właścicieli” (art. 3 ust. 1 pkt 30). Przychody firmy dzielimy na dwa rodzaje: finansowe i operacyjne. Różni je źródło, z jakiego przychodzą wpływy pieniężne: działalność operacyjna i operacje finansowe. 

CZYM SĄ PRZYCHODY OPERACYJNE?

Przychody operacyjne to kwoty netto pochodzące z działalności przedsiębiorstwa, do której zostało ono powołane (tzw. działalność operacyjna). Ich źródłem jest zatem sprzedaż towarów handlowych i materiałów oraz wyrobów gotowych, półproduktów i usług, które są główną działalnością przedsiębiorstwa. Ustawa o rachunkowości definiuje je w następujący sposób: “za przychód w jednostkach prowadzących działalność gospodarczą przyjmuje się wyrażone w rzeczywistych cenach sprzedaży kwoty należne z tytułu sprzedaży produktów (tj. wyrobów gotowych, usług i robót), towarów i materiałów, z uwzględnieniem dotacji, opustów, rabatów i innych zwiększeń i zmniejszeń, bez podatku od towarów i usług (VAT należnego)” (art. 42 ust. 2). Wśród przychodów operacyjnych wyróżniamy przychody z podstawowej działalności operacyjnej oraz pozostałe przychody operacyjne (określone w art. 3 ust. 32 ustawy o rachunkowości). Pierwsze to te, które dotyczą sprzedaży towarów i usług. Natomiast pozostałe przychody operacyjne nie są związane bezpośrednio z działalnością gospodarczą jednostki i nie dotyczą podstawowego zakresu jej działalności. Są natomiast pośrednim efektem podejmowanych czynności, np. sprzedaży. Przychody takie cechuje duża różnorodność w sposobie ich powstania. Aby zdarzenie gospodarcze można było zakwalifikować jako pozostałe przychody operacyjne, należy stwierdzić, że miało ono związek z działalności operacyjną i ryzykiem ponoszonym przy jej prowadzeniu. Trzeba przy tym przestrzegać zasady należytej ostrożności, ponieważ w wyniku finansowym można uwzględnić jedynie niewątpliwe przychody operacyjne.

Pozostałe przychody operacyjne – przykłady:

  • działalność socjalna, czyli np. dofinansowanie obiektów socjalnych
  • zdobycie środków trwałych, środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych, nieruchomości, wartości niematerialnych i prawnych zaliczonych do inwestycji
  • utrzymywanie nieruchomości oraz wartości niematerialnych i prawnych zaliczonych do inwestycji, przekwalifikowanie odpowiednio środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, jeżeli do wyceny inwestycji przyjęto cenę rynkową, bądź inaczej określoną wartość godziwą
  • odpisanie należności i zobowiązań przedawnionych, umorzonych, nieściągalnych z wyjątkiem należności i zobowiązań o charakterze publicznoprawnym nieobciążających kosztów
  • utworzenie i rozwiązanie rezerwy (poza rezerwami związanymi z operacjami finansowymi)
  • odpisy aktualizujące wartość aktywów i ich korekt (poza odpisów obciążających koszty finansowe)
  • przekazanie lub otrzymanie nieodpłatne (dotacje), także w drodze darowizny aktywów, w tym również środków pieniężnych na inne cele niż dopłaty do cen sprzedaży, nabycie lub wytworzenie środków trwałych, środków trwałych w budowie albo wartości niematerialnych i prawnych
  • przychody z tytułu praw do emisji zanieczyszczeń powietrza
  • nadwyżki inwentaryzacyjne aktywów obrotowych
  • zwroty zasądzonych kosztów sądowych
  • odpis ujemnej wartości firmy
  • odszkodowania i kary
  • zdarzenia losowe

JAK ZDEFINIOWAĆ PRZYCHODY FINANSOWE?

Przychody finansowe wynikają z działalności inwestycyjnej przedsiębiorstwa lub operacji finansowych. Działalność finansowa i inwestycyjna jest jednak rozumiana szeroko i polega m.in. na sprzedaży lub kupnie papierów wartościowych, udziałów i akcji, na zaciąganiu kredytów lub pożyczek, czy na zmianie kursów walut. Wynika zatem przede wszystkim z transakcji, które zawiera przedsiębiorstwo.

Przychody finansowe – przykłady:

  • sprzedaż aktywów finansowych (np. akcje, obligacje)
  • dywidendy i udziały w zyskach
  • odsetki z lokat bankowych
  • odsetki z pożyczek udzielonych innej jednostce
  • odsetki z weksli i czeków obcych
  • odsetki z papierów dłużnych
  • odsetki z przeterminowanych należności od kontrahentów
  • dodatnie różnice kursowe przy prowadzeniu transakcji walutowych
  • aktualizacja wartości inwestycji
  • otrzymane raty oprocentowanego kredytu leasingowego

JAK NALEŻY KSIĘGOWAĆ PRZYCHODY OPERACYJNE I FINANSOWE?

Wszystkie generowane przez firmę przychody muszą być zapisywane i księgowane po odpowiednich stronach ewidencji, która umożliwi odpowiednie sporządzenie rachunków zysków i strat. Jednocześnie muszą zostać wliczone do ogólnego przychodu przedsiębiorstwa. Na ich podstawie wylicza się kondycję i sytuację finansową firmy. Do całego zestawienia wchodzą przychody operacyjne, finansowe i nadzwyczajne. Księgować należy je na koncie zysków i strat. 

Przychody operacyjne powinno się ewidencjonować na kontach zespołu 7. Szczegółowe zasady sporządzania ewidencji, wraz z przykładową propozycją zestawienia, można znaleźć w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości. W zależności od charakteru prowadzonej działalności należy je następująco oznaczyć:

  • przychody ze sprzedaży wyrobów gotowych: 701
  • przychody ze sprzedaży usług: 702
  • przychody ze sprzedanych towarów: 730
  • przychody ze sprzedanych materiałów: 740

Pozostałe przychody operacyjne ewidencjonuje się na koncie 760. Na koniec okresu sprawozdawczego zrealizowane na nich wielkości należy przeksięgować na konto “wynik finansowy”.

Przychody finansowe ewidencjonuje się w księgach rachunkowych na koncie 750: “Przychody finansowe”. Wśród przychodów finansowych należy uwzględnić zyski, które przedsiębiorstwo czerpie ze sprzedaży papierów wartościowych, dywidend, a także odsetek. W ewidencji analitycznej do przychodów trzeba uwzględnić klasyfikację budżetową dochodów, a w ewidencji szczegółowej konieczne jest wyodrębnienie informacji, które są niezbędne do sporządzenia planów i sprawozdań budżetowych lub finansowych. Konto 750 nie wykazuje jednak salda na koniec roku. Saldo końcowe konta przenosi się na Ma 660.

PODSUMOWANIE

Choć w potocznym języku używa się zamiennie słów “przychód: i “dochód”, to w księgowości nie można mylić tych pojęć. Przychód to uzyskana przez przedsiębiorstwo kwota pieniędzy, a więc wszelkie przysporzenie majątkowe. Można go uzyskać w ramach prowadzonej działalności. Tymczasem dochód jest przychodem pomniejszonym o koszty uzyskania przychodu. Stanowi więc różnicę między osiągniętymi przychodami a poniesionymi kosztami podatkowymi. Warto o tym pamiętać. Dobrze jest także wiedzieć, że firma może uzyskać przychody z różnych źródeł, zarówno z działalności operacyjnej, jak i operacji finansowych. Stąd przychody w firmie nie są jednolite. Dzielimy je na operacyjne, w tym pozostałe przychody operacyjne i finansowe. Wszystkie z nich muszą być odpowiednio ewidencjonowane. 

archive company

Jak zamknąć jednoosobową działalność gospodarczą?

Zamknięcie firmy jednoosobowej brzmi poważnie. Nie jest to jednak trudne zadanie. Jeśli biznes nie przynosi spodziewanych zysków lub jest nieopłacalny, przedsiębiorca może podjąć decyzję o zakończeniu prowadzenia firmy. Pozwala ona uniknąć dalszego generowania długów i kosztów. Zamknięcie firmy jednoosobowej wiąże się jednak z dopełnieniem formalności. Trzeba uregulować zobowiązania wobec kontrahentów, pracowników i państwa. Ważne też, by zrobić to zgodnie z prawem.

PODSUMOWANIE: ZAMKNIĘCIE DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ KROK PO KROKU

Jak zamknąć firmę? To proste. Wystarczy przestrzegać wymienionych poniżej kroków:

  • Zamknięcie firmy jednoosobowej powinno się rozpocząć od uregulowania stosunków z kontrahentami, to znaczy od wypowiedzenia podpisanych umów i wywiązanie się ze zobowiązań, w tym ze spłaty należności finansowych.
  • Kolejny krok to złożenia wniosku aktualizującego CEIDG-1 z informacją o likwidacji działalności.
  • Następnie należy rozliczyć się z urzędem skarbowym w zakresie podatku VAT oraz podatku dochodowego.
  • Kolejnym krokiem jest sporządzenie wykazu składników majątku (spisu z natury) i zgłoszenie go w terminie 7 dni do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
  • Następnie powinno się zamknąć księgę podatkową oraz rejestry VAT.
  • Jeśli przedsiębiorca posiada kasę fiskalną, to powinien zakończyć jej pracę oraz musi dokonać zwrotu ulgi na kasę, jeśli w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestał jej używania.

ZAMKNIĘCIE JEDNOOSOBOWEJ DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ: O CO CHODZI WE WNIOSKU CEIDG-1?

Zamknicie działalności gospodarczej może mieć miejsce zarówno w trakcie jej funkcjonowania, jak i w czasie jej zawieszenia. Czynności należy rozpocząć od złożenia formularza o wykreślenie wpisu z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Najłatwiej jest wypełniać wniosek na stronie państwowej. Wówczas, po wprowadzeniu NIP, większość danych zostanie automatycznie wpisana do formularza. Wniosek aktualizujący CEIDG-1 powinien zawierać opcję nr 5: “Wniosek o wykreślenie przedsiębiorcy z CEIDG”. Następnie należy uzupełnić “Dane wnioskodawcy”, gdzie obowiązkowe są pola dotyczące imienia, nazwiska i daty urodzenia podatnika oraz numeru PESEL, NIP i REGON. Obligatoryjne jest także oświadczenie dotyczące zakazu całkowitego wykonywania działalności gospodarczej oraz tytułu prawnego do nieruchomości (poz. 15). W kolejnych rubrykach należy podać pełną i skróconą nazwę firmy oraz adresy związane z działalnością gospodarczą. Następnie trzeba przejść do danych dotyczących ubezpieczeń podatnika. Jeśli przedsiębiorca podlega ubezpieczeniu w ramach KRUS, powinien zgłosić chęć rezygnacji. Następnym krokiem jest naniesienie informacji o zaprzestaniu działalności (poz. 16), gdzie w punkcie 1. trzeba wpisać datę dzienną trwałego zaprzestania prowadzenia firmy. Kolejne pola dotyczą informacji o aktualnym naczelniku urzędu skarbowego dla danego przedsiębiorcy oraz o liczbie i rodzaju załączników do wniosku.

GDZIE ZAMKNĄĆ DZIAŁALNOŚĆ GOSPODARCZĄ?

Wnioski i formularze należy przekazać kilku instytucjom. Dokument CEIDG-1 można złożyć osobiście w urzędzie miasta lub gminy, lub skorzystać z konta przedsiębiorcy na stronie Biznes.gov.pl. W tym ostatnim przypadku przedsiębiorca musi posiadać profil zaufany ePUAP lub własny podpis kwalifikowany. Wniosek związany jest z wykreśleniem podmiotu z CEIDG. Jest on także informacją dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, sporządzającego druk ZUS ZWPA, na podstawie którego wyrejestrowuje przedsiębiorcę jako płatnika składek. Należy pamiętać, że w terminie 7 dni od złożenia formularza przedsiębiorca musi samodzielnie złożyć wniosek o wyrejestrowanie z ubezpieczeń ZUS ZWUA i – o ile wcześniej składał taki formularz – z ubezpieczeń członków rodziny ZUS ZCNA. Przedsiębiorca, będący czynnym podatnikiem VAT, powinien dodatkowo zgłosić zaprzestanie wykonywania czynności opodatkowanych na formularzu VAT-Z w terminie 7 dni od daty likwidacji firmy.

JAK ZAKOŃCZYĆ DZIAŁALNOŚĆ GOSPODARCZĄ? ROZLICZENIE Z VATu

Jeśli przedsiębiorca był czynnym płatnikiem VAT, to zamykając działalność musi przygotować tzw. remanent likwidacyjny, inaczej zwany spisem z natury. Mówiąc inaczej, jest to wykaz majątku firmy. Pozwala on ustalić wartość elementów majątku firmy, od których konieczne będzie zapłacenie VAT. Co najmniej siedem dni przed rozpoczęciem remanentu likwidacyjnego trzeba poinformować o zamiarze jego przeprowadzenia naczelnika urzędu skarbowego. Forma spisu z natury nie jest określona specjalnym formularzem, musi jednak zawierać konkretne dane, w tym nazwę firmy (imię i nazwisko właściciela), datę sporządzenia spisu i numer pozycji arkusza. Powinny w nim się znaleźć środki trwałe, w tym wyposażenie, czyli składniki majątku przeznaczenia do użytkowania dłużej niż rok i o wartości początkowej powyżej 3,5 tys. PLN. Tańszych składników nie trzeba spisywać. Należy szczegółowo określić towar, jednostkę miary, ilość stwierdzoną w czasie spisu, cenę w złotych i groszach za jednostkę miary, wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową i łączną wartość spisu. Dokument należy opatrzyć klauzulą “Spis zakończono na pozycji…” oraz podpisami osób go sporządzających i właściciela. Jeśli w ramach działalności gospodarczej prowadzono produkcję lub handel, to w spisie należy uwzględnić towary i surowce (należy zapisać ceny nabycia netto) oraz produkty (trzeba zapisać koszt wyprodukowania). Jeśli przedsiębiorca korzystał ze zwolnienia z VATu, to nie ma obowiązku sporządzania spisu.

JAK ZLIKWIDOWAĆ DZIAŁALNOŚĆ GOSPODARCZĄ? ZAMKNIĘCIE KSIĄG

Analogiczny spis z natury należy sporządzić w celu zamknięcia księgi przychodów i rozchodów. Jest to podsumowanie zapisów w podatkowej księdze oraz ujęcie w niej spisu z natury (bez uwzględniania środków trwałych). Zabieg ten, po rozliczeniu, pozwala przedsiębiorcy otrzymać finalny dochód z prowadzenia działalności gospodarczej, od którego musi zapłacić podatek dochodowy. Jest on zobowiązany do wpłacenia go do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym działalność została zamknięta. Następnie, w rozliczeniu rocznym PIT trzeba ująć dochody z zamkniętej firmy.

JAK ZAMKNĄĆ DZIAŁALNOŚĆ GOSPODARCZĄ? LIKWIDACJA KASY FISKALNEJ

Likwidacji kasy fiskalnej nie można przeprowadzić samemu – musi w tym pomóc serwisant. W ostatnim dniu korzystania ze sprzętu należy wystawić raport fiskalny (dobowy i miesięczny), a następnie zmienić tryb na “do odczytu”. Następnie trzeba odczytać zawartość pamięci, czyli wystawić raport fiskalny rozliczeniowy lub łączny raport fiskalnego rozliczenia, który podsumowuje wszystkie raporty dobowe. Dalej sporządza się protokół z odczytu pamięci kasy. Proces ten kończy się złożeniem wniosku o wyrejestrowanie kasy do urzędu skarbowego. Należy to zrobić w ciągu 5 dni od sporządzenia protokołu i raportu. Wniosek z danymi podatnika, numerem kasy fiskalnej, datą fiskalizacji, miejscem instalacji kasy i powodem jej wyrejestrowania, a także protokół i raport można złożyć podczas wizyty w urzędzie lub listownie.

ZAMKNIĘCIE DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ – SPRZEDAŻ MAJĄTKU

Jeśli przedsiębiorca sprzeda składniki majątku objęte wykazem z likwidacji przed upłynięciem 6 lat (licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zlikwidowano działalność), to dochód z ich sprzedaży podlega opodatkowaniu (na podstawie art. 14 ust. 2 pkt 17 ustawy o PIT). Kwotę wylicza się jako różnicę między uzyskanym ze sprzedaży przychodem a wydatkami związanymi z nabyciem danego składnika majątku. Dane te są uwzględnione w spisie z natury sporządzanym na dzień likwidacji.

PAMIĘTAJ!

  • Dokumentację księgową i podatkową, a także zaświadczenie o wykreśleniu z CEIDG należy przechowywać co najmniej przez pięć lat od daty zlikwidowania działalności gospodarczej. Dlaczego jest to konieczne po zamknięciu firmy jednoosobowej? Ponieważ urzędy mają prawo nadal kontrolować dokumenty. Zaświadczenie o wykreśleniu firmy można pobrać ze strony CEIDG, po wyszukaniu nazwy w bazie przedsiębiorców. Dane nie znikają z ewidencji.
  • Jeśli likwidacja następuje w trakcie roku, to przedsiębiorca zobowiązany jest do złożenia zeznania rocznego z prowadzonej działalności na koniec roku podatkowego.

archive company

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością poprawnego dokumentowana sprzedaży. To obowiązek każdego przedsiębiorcy. Funkcjonujące w obiegu gospodarczym dokumenty potwierdzające transakcję muszą zawierać wszystkie określone w Ustawie o VAT1 elementy. Czy znajduje się wśród nich podpis na fakturze? W dobie cyfryzacji podatnicy coraz częściej korzystają z możliwości wystawienia elektronicznej faktury VAT i nieustannie zadają sobie pytania: czy trzeba podpisywać faktury? czy faktura bez podpisu to ważny w świetle prawa dokument? Odpowiadamy na te wątpliwości.

 

Czy na fakturze musi być podpis?

Przez wiele lat przedsiębiorcy i nabywcy przywykli, że dokumenty księgowe muszą być sygnowane przez obie strony. Jednak od 2004 r. podpisywanie faktur nie jest już obowiązkiem. Zniosło go rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług2. Zmiana w przepisach wiązała się z przystąpieniem Polski do Unii Europejskiej. Należało przystosować przepisy krajowe do prawa wspólnotowego. W związku z tym obecnie żaden z kontrahentów nie ma obowiązku sygnowania faktury VAT. Jednak, skoro na dokumencie nie muszą pojawić się podpisy, to czy na fakturze musi być pieczątka? Obecnie zrezygnowano również z tego wymogu i nie trzeba potwierdzać faktury firmowymi pieczątkami.

Wyjątek: kiedy podpis na fakturze jest obligatoryjny?

Wyjątek stanowią faktury RR, które wystawiane są przez nabywcę płodów rolnych od rolnika ryczałtowego, czyli takiego, który dostarcza produkty rolne pochodzące z własnej działalności rolniczej lub który świadczy usługi rolnicze i korzysta ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 Ustawy o VAT. W takich przypadkach kupujący powinien wystawić dokumenty księgowe w dwóch egzemplarzach, które poświadczają transakcję. Na fakturach RR, zgodnie z art. 116 Ustawy o VAT, wciąż wymagane są czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania takiego dokumentu lub podpisy oraz imiona i nazwiska takich osób. Od września 2019 r., wskutek nowelizacji wyżej wymienionej ustawy, faktury VAT RR mogą być przekazywane również elektronicznie (zgodnie z ust. 3a do art. 116). W takich sytuacjach dokument może być wystawiony, podpisany i przesłany w formie cyfrowej za zgodą dostawcy. Wymagany jest tu jednak kwalifikowany podpis elektroniczny, zarówno ze strony dostawcy, jak i nabywcy.

 

Faktura VAT podpis

Wątpliwość: czy trzeba podpisywać faktury korygujące?

Faktura korygująca wystawiana jest w związku z udzieleniem rabatu, podwyższeniem ceny, występującymi błędami w kwotach na fakturze, stawkach podatku VAT, zwrotów nabywcy lub części zapłaconych kwot. Od 2021 r. do ujęcia faktury korygujące w ewidencji wystarczające jest posiadanie dokumentacji, z której wynika, że sprzedawca uzgodnił z nabywcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawcy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura jest zgodna z posiadaną dokumentacją. Jeśli w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie ma w posiadaniu wyżej wspomnianej dokumentacji, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym tę dokumentację uzyskał. Ustawa o VAT, a w szczególności art. 106j ust. 2 i 3, wymienia wszystkie elementy, które powinna zawierać faktura korygująca. Przepis nie określa jednak szczególnych wymogów dotyczących formy potwierdzenia. Oznacza to, że – podobnie jak w przypadku zwykłej faktury VAT – nie trzeba podpisywać faktury korygującej.

Prawo nie wymaga tego od kontrahenta.

Jednak w sytuacjach, kiedy zmianie ulegają kwoty podatku VAT, powstaje konieczność potwierdzenia przez nabywcę odbioru faktury korygującej. Organy podatkowe akceptują każdy rodzaj dokumentu, który pozwala im ustalić, czy i kiedy faktura korygująca dotarła do nabywcy. Jako dowód można wykorzystać np. potwierdzenie odbioru przesyłki poleconej za zwrotnym poświadczeniem odbioru, odrębne pisemne potwierdzenie faktu otrzymania faktury korygującej, przesłana zwrotna kopia z podpisem kontrahenta na fakturze korygującej, faks potwierdzający odbiór faktury korygującej, a także potwierdzenie odbioru faktury korygującej przesłanego drogą elektroniczną. Jest zatem wiele możliwości spełnienia warunku akceptacji dokumentu przez nabywcę i niekoniecznie musi to być podpis na fakturze.

Innym dokumentem poprawiającym informacje zawarte na fakturze jest nota korygująca. Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał dokument zawierający błędy, może wystawić taką notę. Wymaga ona akceptacji wystawcy, zgodnie z art. 106k ust. 2 Ustawy o VAT. Zaaprobowanie noty korygującej może nastąpić w taki sam sposób jak w przypadku faktury korygującej.

Podpis na fakturze VAT, a faktura bez podpisu

Z pozoru faktura bez podpisu wystawcy niczym nie różni się od podpisanego dokumentu. W praktyce bywa jednak inaczej. Jeżeli kontrahent nie ureguluje należności, a sprzedawca będzie chciał rozstrzygnąć sprawę na drodze sądowej, to podpisany dokument stanowi dowód w sprawie. Dlaczego? Ponieważ podpis na fakturze daje w świetle prawa pewność, że jest ona autentyczna. Wówczas sąd na jej podstawie wydaje najczęściej po prostu nakaz zapłaty. Z kolei faktura bez podpisu nie jest traktowana jako bezsporny dowód przez sąd. W takiej sytuacji konieczne jest zebranie dowodów i przesłuchanie obu stron postępowania. Należy jednak pamiętać, że nie można zmusić ani wystawcy, ani odbiorcy do sygnowania dokumentu. Nie można ponadto uzależniać wydania i przyjęcia dokumentu od podpisu na fakturze.

Podsumowanie: jak wygląda prawidłowo wystawiona faktura?

Przedsiębiorca powinien wystawić fakturę VAT w terminie 15 dni od końca miesiąca sprzedaży lub dokonania wpłaty całościowej, lub częściowej przez nabywcę. Niekiedy właściciel działalności gospodarczej decyduje się na wystawienie takiego dokumentu sprzedaży przed dostarczeniem towaru lub przed wykonaniem usługi. W takim przypadku dokument musi być opatrzony datą nie wcześniejszą niż 30 dni przed ustalonym terminem płatności lub sprzedażą. Faktury można wystawiać zarówno online, jak i pisemnie. Ich wygląd może się różnić, jednak każda z nich musi zawierać konkretne elementy. Zgodnie z art. 106e ust. 1. Ustawy o VAT na fakturze powinny się znaleźć następujące informacje:

  • data wystawienia faktury / dokonania sprzedaży / wykonania usługi / zakończenia dostawy towarów / otrzymania zapłaty;
  • numer nadany przez wystawiającego fakturę, który w jednoznaczny sposób ją identyfikuje;
  • miarę i liczbę lub ilość dostarczonych towarów / zakres wykonywanych usług;
  • cena jednostkowa netto, czyli cena jednostkowa towaru / usługi bez kwoty podatku;
  • podstawę opodatkowania;
  • stawkę i kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto (z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku);
  • kwotę opustów / obniżek cen, w tym także rabat z tytułu wcześniejszej zapłaty;
  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
  • łączną kwotę należności;
  • dane dotyczące podatnika (imiona, nazwiska, nazwy, adresy);
  • dane dotyczące nabywcy towarów lub usług (imiona, nazwiska, nazwy, adresy);
  • numer identyfikujący podatnika na potrzeby opłacenia podatku;
  • numer identyfikujący nabywcę na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
  • faktura może być podpisana przez kontrahentów, o ile wyrażą taką wolę.

Podsumowując, odpowiedź na pytanie “czy faktura musi być podpisana?” jest jednoznaczna: nie. Pod warunkiem, że taki niesygnowany dokument zawiera wszystkie wymagane przez ustawę elementy, w świetle prawa jest pełnoprawnym dowodem księgowym. Różnica tkwi jednak w sytuacjach spornych, w których jedna ze stron decyduje się rozwiązać konflikt na drodze sądowej. Dlatego podpis na fakturze i opieczętowanie jej przez podatnika bywa czasami lepiej postrzegane przez nabywcę, który często traktuje taki dokument jako bardziej wiarygodny.

1 http://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20040540535
2 http://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20040970971

archive company

Określenie pro forma pochodzi z języka łacińskiego i oznacza “dla zachowania pozorów”. W tego typu dokumentach nie chodzi jednak o zachowanie pozorów legalności, a określenie to nie ma bynajmniej negatywnego wydźwięku. Chodzi mianowicie o nieuregulowane prawnie dokumenty mające charakter poglądowy, które wspomagają obrót gospodarczy. Wystawia się je najczęściej klientom niezdecydowanym na zakup towarów lub usług od konkretnego dostawcy. Czym jest faktura pro forma i jak z niej korzystać? Wyjaśniamy.

 

Co to jest faktura pro forma?

Faktura proforma jest dokumentem handlowym, a nie dowodem księgowym. Nie stanowi ona podstawy do uiszczenia opłaty i nie można na jej podstawie tworzyć zapisów w ewidencji rachunkowej. Jest dokumentem całkowicie dobrowolnym dla obu stron – przedsiębiorcy i nabywcy. Co więcej, faktura pro forma nie pociąga za sobą konieczności zapłaty podatku. Można ją zatem przetłumaczyć jako fakturę dla zachowania formy pisemnej, której rolą jest przede wszystkim potwierdzenie złożenia oferty lub przyjęcia zamówienia do realizacji. Pozwala ona kontrahentowi na zapoznanie się z wartością usług sprzedawcy i sposobem ich fakturowania. Na tym jednak nie koniec. Może ona stanowić podstawę dla ostatecznej faktury VAT. Jej główną funkcją jest zapoznanie kupującego z interesującymi go towarami i ich cenami. Może być traktowana jako forma doradzenia tego, jaki asortyment czy usługi można wybrać z oferty przedsiębiorstwa. Bywa, że sprzedawca przedstawia swoje propozycje kilkukrotnie w postaci różnych faktur pro forma, a kupujący nie musi zgodzić się na zakup wszystkich wymienionych w takim dokumencie towarów. Wiąże się to również z tym, że taka faktura nie wymaga podpisu. Jest to jedynie dokument o charakterze informacyjnym.

 

Faktura proforma a faktura VAT

Zgodnie z ustawą o VAT faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym. Bywa, że ma ona formę uproszczoną i zawiera jedynie specyfikację zamówionych towarów lub usług, ich wartość, a także numer rachunku bankowego sprzedawcy, na który kupujący może dokonać przedpłaty. Jak zatem wygląda relacja pomiędzy fakturą pro forma a fakturą końcową? Powinna ona zawierać informacje, które pojawią się w przyszłej fakturze. W ten sposób przedsiębiorca ułatwi sobie wystawienie końcowego dokumentu, a kupujący będzie mógł się zapoznać ze wszystkimi jego elementami. Jaka może być więc różnica między fakturą pro forma a fakturą właściwą? Bywa, że jedyną rozbieżnością jest nazwa samego dokumentu. Właściwa faktura VAT nosi właśnie taki tytuł, natomiast faktura pro forma oznaczana jest jako “pro forma”. Jest ona jednak jedynie zapowiedzią ostatecznego wyglądu dokumentu. Może się zdarzyć, że faktura końcowa będzie znacząco różniła się od treści pro forma.

Faktura proforma - co to jest?

 

Faktura proforma – księgowanie

Komunikat Ministerstwa Finansów wyraźnie wskazuje, że „Dokument nazwany fakturą pro-forma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym (…). Wyraźnie oznaczenie tego dokumentu wyrazami pro-forma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura”. Ze słów tych wynika, że otrzymanie faktury pro forma nie wiąże się z obowiązkiem uiszczenia podatku VAT przez sprzedającego. Nie musi on rejestrować jej w ewidencji przychodu, ponieważ taki dokument w rozumienia prawa nie jest fakturą, którą należy zaksięgować. Druga strona, a więc kupujący, nie może odpisać kosztów z tytułu takiej faktury i odliczyć ich od postawy opodatkowania. Dzieje się tak nawet wtedy, gdy pro forma zawiera wszystkie elementy, które znajdą się w dokumencie końcowym.

 

Faktura proforma a faktura zaliczkowa

Jak już wiemy, faktura pro forma nie jest ewidencjonowana w księgach i to stanowi podstawową różnicę między takim dokumentem a fakturą zaliczkową. Pro forma nie wymaga podpisu ani w wersji papierowej, ani elektronicznej. Jeśli jednak kontrahenci zdecydują się na jej podpisanie, to nabiera ona charakteru umowy. Dzieje się tak, ponieważ strony, składając podpisy, akceptują propozycję zawartą w fakturze i potwierdzają, że zapoznały się z dokumentem. Wówczas kupujący jest zobligowany do zapłaty zapisanej w fakturze pro forma kwoty. Co więcej, jeśli klient spóźnia się z uiszczeniem opłaty, to przedsiębiorca może wystawić fakturę pro forma jako przypomnienie o zbliżającym się terminie płatności. Dokument ten może być wystawiony nawet po tym terminie i pełni wówczas rolę ponaglenia.

Jedynym warunkiem jest to, że pro forma nie może zostać wystawiona po uiszczeniu przez kupującego zaliczki lub całości zapłaty. Gdyby jednak klient nie opłacił zawartych w dokumencie towarów czy usług lub sprzedający nie dopełnił zobowiązań, wówczas faktura taka może stać się dowodem w postępowaniu sądowym. Dopiero w momencie, w którym obie strony zaakceptują zawarte w pro forma zapisy, wówczas przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej w terminie do 15. dnia następnego miesiąca od chwili otrzymania całości lub części zapłaty od nabywcy. Faktura zaliczkowa może być też wystawiona nie prędzej niż 30 dni przed otrzymaniem płatności. To rozwiązanie nie jest jednak korzystne dla usługodawcy i sprzedającego, ponieważ uniemożliwia przewidzenie, czy transakcja ostatecznie dojdzie do skutku oraz, czy kontrahent ureguluje należność. Jeśli kupujący wpłaci określoną kwotę na poczet zamówienia, to przedsiębiorca powinien wystawić fakturę zaliczkową. Jednak uwaga! Przy księgowaniu faktury zaliczkowej trzeba wziąć pod uwagę, czy nie jest ona ewidencjonowana zbyt wcześnie, to znaczy jeszcze przed otrzymaniem zapłaty. Nabywca nie ma bowiem prawa do odliczenia podatku VAT na podstawie za wcześnie wystawionej faktury zaliczkowej.

 

Jak wystawić fakturę proforma?

W polskim prawie nie ma jednoznacznych wskazań dotyczących okoliczności, w których można wystawić fakturę pro forma. Przepisy nie określają ponadto, w jakim terminie należy ją wystawić. Można ją przesłać kontrahentowi w dowolnym momencie nawiązania relacji biznesowej. Nie ma również regulacji, które wskazywałyby na formę takiego dokumentu. Może być on wystawiony na zwykłej kartce papieru, druku akcydensowym, a nawet w Wordzie lub Excelu. Te rozwiązania nie są jednak stworzone z myślą o fakturowaniu, dlatego najbardziej rekomendowaną formą wystawiania faktury pro forma jest dedykowana ewidencjonowaniu aplikacja, która bardzo upraszcza pracę

Wystawiając fakturę pro forma, przedsiębiorca powinien postępować dokładnie tak samo, jak w przypadku innych faktur, przy czym musi opisać ją jako “faktura pro forma”. W idealnej formie dokument taki może być wiernym odwzorowaniem faktury końcowej. Oznacza to, że wszystkie dane w nim zawarte muszą być zgodne ze stanem faktycznym, to znaczy z takim, który zostanie uwzględniony w przyszłej fakturze końcowej. Dokument powinien zatem zawierać:

  • odpowiedni tytuł
  • numer identyfikujący
  • datę wystawienia
  • dane przedsiębiorcy lub sprzedawcy
  • dane nabywcy
  • nazwy artykułów i wykonywanych usług
  • cenę jednostkową netto oraz wartość sprzedaży netto dla każdego artykułu
  • kwoty lub stawki procentowe wszystkich rabatów
  • wartości i stawki podatku VAT
  • wartość sprzedaży brutto
  • kwotę do zapłaty (również zapisaną słownie)
  • oznaczenie terminu wykonywania usługi lub dokonania sprzedaży
  • oznaczenie terminu płatności (który w przypadku takiego rodzaju dokumentu nie jest wiążący)
  • proponowana forma płatności (np. przedpłata, płatność przy dostawie, raty itd.)
  • oznaczenie rachunku sprzedającego i numer rachunku bankowego.

W polskim prawie gospodarczym istnieją różne dokumenty finansowe i księgowe. Dokumentują one przeprowadzone transakcje, takie jak sprzedaż i uzyskanie zapłaty. Faktura pro forma to specyficzny rodzaj dokumentu, który może służyć regulowaniu relacji między kontrahentami, ponieważ nie generuje on obowiązku podatkowego. Dla wystawiającego fakturę jest to narzędzie do informowania i oferowania. Natomiast dla kupującego jest to sposób na zapoznanie się z możliwościami kontrahenta i wizualizacją faktury końcowej oraz nieformalne przypomnienie o konieczności uiszczenia opłaty. Jest to zatem dokument potrzebny obu kontrahentom i korzystny dla obu stron.

archive company

Staż pracy warunkuje nabycie prawa do poszczególnych świadczeń i uprawnień pracowniczych. Czy prowadzenie działalności gospodarczej wlicza się do stażu pracy? Co mówią obecne przepisy? Czy możemy spodziewać się zmian w najbliższym czasie? Odpowiadamy na te wszystkie pytania.

 

Staż pracy a działalność gospodarcza – co wliczamy do stażu pracy?

Staż pracy, mówiąc najprościej, to łączna długość wszystkich okresów zatrudnienia, od której uzależnia się uzyskanie szeregu uprawnień pracowniczych, takich jak prawo do urlopu wypoczynkowego, emerytury, czy nagród jubileuszowych, które w wielu zakładach przysługują po 10 latach pracy. Podstawą do jego obliczania jest artykuł 155. Kodeksu Pracy.

Do stażu pracy wliczają się okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, powołania i mianowania, wyboru, a także spółdzielczej umowy o pracę. Jednak liczyć można nie tylko lata faktycznego wykonywania obowiązków przez pracownika. Na podstawie przepisów do stażu pracy można wliczyć także okres, za który sąd przyznał wynagrodzenie pracownikowi przywróconemu do pracy, o ile dany pracownik tę pracę podjął; okres, o który skrócono czas wypowiedzenia w razie zwolnienia pracownika z przyczyn leżących po stronie pracodawcy (za który przyznano pracownikowi odszkodowanie); okres prowadzenia indywidualnego gospodarstwa rolnego lub pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym prowadzonym przez współmałżonka. Do stażu pracy wlicza się również okres czynnej i zawodowej służby wojskowej; urlop macierzyński i wychowawczy; okres pracy za granicą u tamtejszego pracodawcy, a także czas (nie więcej niż 4 lata) odbywania studiów doktoranckich, jednak pod warunkiem uzyskania stopnia doktora. Pod uwagę brany jest ponadto okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych i stypendium otrzymywanego przez bezrobotnego w trakcie szkolenia, o ile został on na nie skierowany przez starostę, a także stypendium otrzymywanego bądź w trakcie odbywania stażu na podstawie skierowania starosty, bądź przez uczestnika przygotowania zawodowego dorosłych. Z kolei urlop bezpłatny, praca na podstawie umowy zlecenia lub inna umowa cywilna, a także prowadzenie działalności gospodarczej nie wliczają się do stażu pracy.



 

Działalność gospodarcza a staż pracy – co obecnie mówią przepisy?

Obowiązujące obecnie w Polsce przepisy na pytanie “czy własna działalność gospodarcza liczy się do stażu pracy?” odpowiadają jednoznacznie: nie. Oznacza to, że osoby, które latami prowadziły własną firmę, zdecydowały się ją zamknąć, a następnie zostały zatrudnione np. na umowę o pracę, nie mają prawa do takich udogodnień pracowniczych, jak wyższy wymiar urlopu czy nagrody związane ze stażem pracy.

Co ciekawe, jeszcze 13. kwietnia 2017 r. do Sejmu wpłynął projekt ustawy o wliczaniu lat prowadzenia działalności gospodarczej do pracowniczego stażu pracy oraz stażu wymaganego od kandydatów na określone stanowiska. W założeniu miał on wyrównać szanse grupy szeroko rozumianych przedsiębiorców i osób samozatrudnionych, ponieważ w efekcie mają one zablokowaną drogę do zatrudnienia m.in. na niektórych stanowiskach w administracji publicznej, na które wymagany jest określony staż pracy. Co więcej, przepracowany okres samozatrudnienia nie wlicza się do obliczania dni urlopu, w efekcie bez względu na liczbę przepracowanych lat we własnej firmie, przedsiębiorca przechodzący na umowę o pracę ma dokładnie tyle samo dni urlopu, co osoba podejmująca pracę po raz pierwszy (20 dni, podczas gdy pracownik zatrudniony co najmniej 10 lat ma prawo do 26 dni). W projekcie zawarto okresy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej; okresy posiadania statusu wspólnika spółki osobowej uprawnionego do prowadzenia spraw i reprezentacji spółki oraz niezatrudnionego w spółce na podstawie umowy o pracę; okresy pełnienia funkcji członka zarządu lub prokurenta spółek osobowych lub kapitałowych i niezatrudnionych w tych spółkach na podstawie umowy o pracę; okresy wykonywania pracy na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia, a także innej umowy świadczenia usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. Warunkiem, w założeniu, miało być podleganie ubezpieczeniu i opłacanie składek zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawą o organizacji i finansowaniu ubezpieczeń społecznych. Ustawa powyższa, zgodnie z zamiarem autorów projektu, miała wejść w życie 1. stycznia 2018 r. Projekt został skierowany do pierwszego czytania w sejmowej Komisji Polityki Społecznej i Rodziny. Jednak rząd negatywnie ustosunkował się do tej sprawy.

 

Staż pracy a działalność gospodarcza – jakich zmian możemy się spodziewać?

Pojawiła się jednak kolejna szansa na zmianę. Poselski projekt ustawy nowelizującej Kodeks pracy z 14. grudnia 2020 r. proponuje, by pracodawca był zobowiązany wliczać do okresów, od których zależą świadczenia lub uprawnienia pracownika, również zakończone okresy prowadzenia własnej pozarolniczej działalności gospodarczej. W uzasadnieniu wskazano, że pracownicy, którzy przed nawiązaniem stosunku pracy prowadzili własną działalność gospodarczą, a także działalność twórczą czy artystyczną, mimo że przestrzegają przepisów prawa, obecnie są traktowane w sposób krzywdzący i niesprawiedliwy przez przepisy. Dlatego autorzy projektu zaproponowali, aby do Kodeksu pracy dodać art. 11(4) w brzmieniu: “Pracodawca jest obowiązany wliczać do okresów, od których zależą świadczenia lub uprawnienia pracownika również poprzednio zakończone okresy prowadzenia pozarolniczej działalności w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych lub współpracy przy wykonywaniu tej działalności, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenie społeczne”. Oznacza to, że staż pracy szeroko pojętej grupy przedsiębiorców działających poza sektorem rolnym zacznie wpływać na szereg uprawnień wynikających z zakładowego stażu pracy, a zatem np. na wymiar urlopu wypoczynkowego, wysokość odprawy z tytułu zwolnień grupowych, nagrody jubileuszowe itd.

W najbliższym czasie zapowiadane są również zmiany związane tym kogo obejmą nowe regulacje prawne. W kwestii stażu pracy a działalności gospodarczej toczy się dyskusja na temat tego czy propozycje zmian będą odbierane pozytywnie wśród osób aktywnych zawodowo. Warto obserwować pojawiające się zmiany, ponieważ z początkiem 2022 roku mogą pojawić się elementy, z którymi wcześniej mogliśmy nie mieć styczności.

archive company

Własna firma to wielka odpowiedzialność i mnóstwo formalności. Szczególnie jeśli dane przedsiębiorstwo zobowiązane jest do prowadzenia pełnej księgowości, która wymaga odpowiednich kompetencji, specjalistycznej wiedzy i sporych nakładów pracy. Ustawa o rachunkowości wymienia różne regulacje odnoszące się do prowadzenia własnej firmy i związanej z nią formy ewidencji. Znajdziemy tam wskazanie “kiedy pełna księgowość jest obowiązkowa”, a to, co akt prawny przekazuje hermetycznym językiem, my przekładamy na zrozumiałą odpowiedź.

Pełna księgowość – czyli właściwie co to jest?

Pełna księgowość to – w przeciwieństwie do księgowości uproszczonej – bardzo złożona, rozbudowana i zawiła forma prowadzenia ewidencji. Dla przedsiębiorcy może stanowić nie lada wyzwanie, ponieważ wymaga sporych nakładów pracy. Polega na właściwym ewidencjonowaniu w księgach rachunkowych wszystkich zdarzeń finansowych dokonywanych przez firmę. Na księgi składa się wiele dokumentów, takich jak dziennik, konta księgi głównej, konta ksiąg pomocniczych, zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych i głównej oraz wykaz składników aktywów i pasywów. Każda operacja finansowa powinna być należycie opisana, kwoty uzgodnione, a wszelkie błędy skorygowane. Na podstawie zdarzeń finansowych należy następnie przygotowywać regularne sprawozdania, takie jak bilans, czy rachunek zysków i strat. Pełna księgowość, choć czasochłonna, daje jednak pełny wgląd w ewidencję przychodów i rozchodów, majątku i źródeł finansowania, a także inwentaryzację majątku i zobowiązań. Pozwala przeglądać sprawozdania finansowe i karty wynagrodzeń pracowników. Prowadzenie pełnej księgowości daje doskonały ogląd sytuacji gospodarczych, które zachodzą w przedsiębiorstwie. Pomaga zanalizować i ocenić jego sytuację finansową, a na tej podstawie planować kolejne inwestycje, a także szacować ryzyko i potencjalne zyski.



Kiedy pełna księgowość jest obowiązkowa?

Pełna księgowość nie jest obowiązkiem każdego przedsiębiorstwa, choć każda firma, nawet bardzo mała, może zdecydować się na jej wdrożenie. Kto musi prowadzić taką formę ewidencji? Skierowana jest ona głównie do dużych przedsiębiorstw, które dysponują sporymi nakładami finansowymi i od których państwo wymaga transparentności. W związku z tym obowiązek prowadzenia pełnej księgowości mają przede wszystkim spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjne, komandytowe i komandytowo-akcyjne. W ich przypadku obowiązku nie warunkują żadne limity przychodu, a każde przedsiębiorstwo, które wybrało taką formę działalności, musi rozliczać się na podstawie pełnych ksiąg handlowych. Ponadto wymaganie prowadzenia pełnej księgowości skierowane jest do osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych i przedsiębiorstw w spadku, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich, a także do przedsiębiorstw w spadku działających w oparciu o Ustawę z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej (Dz. U. poz. 1629). Warunek jest w tym przypadku jeden – ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość 2 000 000 euro.

Pełna księgowość – kto musi ją prowadzić?

Jeszcze całkiem niedawno limit prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych wyznaczony był równowartością 1 200 000 euro. Granica 2 000 000 euro funkcjonuje dopiero od 2017 roku. Stawka ta przeliczana jest na polską walutę po średnim kursie Narodowego Banku Polskiego na pierwszy dzień roboczy października, który poprzedza dany rok obrotowy. Jest to wskazane w art. 2 ust. 1 pkt. 2 Ustawy o rachunkowości. Od kiedy zatem pełna księgowość jest obowiązkowa? W 2021 roku, zgodnie z kursem ogłoszonym przez NBP za 01.10.2020, 1 euro miało wartość 4,5153 PLN. Zatem w roku 2021 obowiązek taki mają przedsiębiorstwa, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok osiągnęły 9 030 600 PLN. Limit ten obowiązuje od 01.01.2021 do 31.12.2021. W porównaniu do roku ubiegłego widać wyraźny wzrost tej kwoty o 283 800 PLN. Oznacza to, że obowiązek prowadzenia rozbudowanej ewidencji w tym roku ma mniej przedsiębiorstw. Kiedy pełna księgowość przestaje być obowiązkowa? W sytuacji, w której przychody netto przedsiębiorstwa za poprzedni rok obrotowy wyniosły mniej niż równowartość 2 000 000 euro i które nie stosują zasady określonych ustawą. Wykorzystuje się wówczas art. 70a Ustawy o rachunkowości, który dotyczy składania oświadczenia o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Na podstawie art. 2. ust. 2 Ustawy o rachunkowości można wówczas złożyć we właściwym rejestrze sądowym oświadczenie o braku takiego obowiązku. Ale uwaga! Nie można przekroczyć terminu 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy.

Pełna księgowość – jakie są wymagania?

Prowadzenie pełnej księgowości jest bardzo skomplikowane. Należy znać nie tylko podstawowe, ale także te najbardziej zaawansowane pojęcia związane z ewidencjonowaniem przychodów i rozchodów. Na tym jednak nie koniec. Oprócz biegłości w prowadzeniu ksiąg konieczna jest także znajomość aktów prawnych i przepisów, żeby móc rzetelnie i bez błędów ewidencjonować wszystkie zdarzenia finansowe w przedsiębiorstwie. Każda transakcja, od przelewów, po operacje związane z magazynem, musi być opatrzona datą i indywidualnym numerem, a także danymi osoby, która taką informację dodała. Pełna księgowość musi być prowadzona prawidłowo, regularnie i na bieżąco. Ze względu na zawiłe przepisy prawne i skomplikowane zasady wiele przedsiębiorstw decyduje się na skorzystanie z pomocy wyspecjalizowanych pracowników biur rachunkowych. To nieoceniona pomoc i pewność, że w księgach wszystko będzie się zgadzało.

Pełna księgowość – wymagania a chęci

Wiemy już kto jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji w rozszerzonej formie. Jednak na prowadzenie pełnej księgowości mogą zdecydować się także firmy, których przychody netto za ubiegły rok obrotowy nie przekroczyły równowartości 2 000 000 euro. W takim przypadku przedsiębiorca lub wspólnicy przed rozpoczęciem roku obrotowego są obowiązani do zawiadomienia o tym fakcie urzędu skarbowego, właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym. Takie zawiadomienie można złożyć na podstawie ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie informacji dla przedsiębiorstw (Dz. U. poz. 647, 1544, 1629, 2244, a także poz. 60 z 2019 roku).

Pełna księgowość – jak na nią przejść?

Zarówno w przypadku firm, które z własnej woli przechodzą na pełną księgowość, jak i w sytuacji, kiedy przedsiębiorstwo zostaje do tego zobowiązane, trzeba liczyć się z formalnościami. Nie można zrobić tego z dnia na dzień lub w trakcie roku podatkowego. Każdorazowo należy poczekać do początku kolejnego roku obrotowego. Jakie są wymagania przy przejściu na pełną księgowość? Należy zrobić spis z natury towarów, materiałów itd., podsumować zapisy i zamknąć Księgę Przychodów i Rozchodów. Następnym krokiem jest opracowanie polityki rachunkowości firmy, która musi określać między innymi rok obrotowy, metody wyceny aktywów i pasywów oraz sposób prowadzenia ksiąg (np. w programie komputerowym lub metodą tradycyjną). W dalszej kolejności trzeba otworzyć księgi rachunkowe, co polega na sporządzeniu inwentarza, czyli spisu aktywów i pasywów wraz z ich wyceną. Jest to de facto pierwsza księga, która stanie się bazą dla kolejnych. Na podstawie tak spisanego inwentarza sporządza się bilans otwarcia. Wspomniane otwarcie ksiąg rachunkowych musi nastąpić bardzo szybko, bo w ciągu 15 dni od początku roku obrotowego. W praktyce jest to zwykle data 15 stycznia.

Pełna księgowość to zawsze prawdziwe wyzwanie dla przedsiębiorcy. Trzeba sprostać wielu wymaganiom i poświęcić temu ogromną ilość czasu. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest powierzenie prowadzenia takiej ewidencji specjalistom z biur rachunkowych. Tym bardziej, że w czasach pandemii przedsiębiorstwa decydują się na prowadzenie ewidencji na komputerze, a coraz więcej technicznych innowacji potrafi usprawnić i przyspieszyć pracę biegłego księgowego. Kto w najbliższym roku będzie musiał przejść na prowadzenie pełnej księgowości? Na tegoroczny średni kurs NBP będziemy jeszcze musieli poczekać do 01.10.2021 r.

archive company

Prowadzenie własnej firmy wymaga od przedsiębiorcy dopełnienia wielu formalności. Jednym z poważniejszych wyzwań jest prowadzenie pełnej księgowości. Dlatego większość właścicieli firm decyduje się na wykorzystanie kompetencji doradców finansowych. Ile kosztuje pełna księgowość prowadzona przez specjalistę? Co wpływa na cenę? I czy cennik powinien być ostatecznym kryterium wyboru biura rachunkowego? Odpowiadamy.

Prowadzenie pełnej księgowości

Prowadzenie pełnej księgowości to dla przedsiębiorcy nie lada wyzwanie. Dlaczego? Ponieważ jest to najbardziej czasochłonny i skomplikowany sposób ewidencji. Przy prowadzeniu pełnej księgowości pracy jest wiele, trzeba znać nie tylko podstawowe, ale także zaawansowane pojęcia z dziedziny księgowości. To jednak nie wystarczy. Konieczna jest także znajomość aktów prawnych i przepisów, by móc rzetelnie i bez zarzutów prowadzić ewidencję. Z niesamowitą pieczołowitością należy księgować wszystkie operacje dokonywane przez przedsiębiorstwo: od transakcji, przez przelewy, po operacje związane z magazynem. Należy prawidłowo i na bieżąco prowadzić ewidencje oraz regularnie przygotowywać sprawozdania finansowe. Dlatego też najlepiej skorzystać z pomocy biura rachunkowego. Na tę właśnie formę prowadzenia pełnej księgowości decyduje się większość przedsiębiorców.

Prowadzenie pełnej księgowości – kto jest zobowiązany?

Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości skierowany jest przede wszystkim do dużych przedsiębiorstw, od których państwo wymaga transparentności. Zgodnie z przepisami nakaz taki mają:

  • spółki cywilne i jawne osób fizycznych,
  • osoby fizyczne i spółki partnerskie, których przychody netto w ubiegłym roku podatkowym przekroczyły równowartość 2 mln EURO (przeliczane na PLN po średnim kursie NBP na pierwszy dzień roboczy października minionego roku),
  • osoby prowadzące działy specjalne produkcji rolnej.

Ponadto każda, nawet najmniejsza, firma, która wyrazi takie życzenie, może prowadzić pełną księgowość.

Pełna księgowość – zalety

Co prawda prowadzenie pełnej księgowości jest wymagające i czasochłonne, ale ma ona swoje zalety. Zadaniem księgowego jest tu odnotowanie każdego zdarzenia gospodarczego w firmie. Co to oznacza? Ewidencjonowanie w dziennikach, kontach czy zestawie obrotów i sald ksiąg głównej i pomocniczych, a także wykazywanie aktywów i pasywów daje przedsiębiorcy przejrzysty wgląd w sytuację finansową firmy i możliwość jej szczegółowej analizy. Na tej postawie może on szacować zyski i planować kolejne inwestycje rozwijające przedsiębiorstwo.

Uproszczona a pełna księgowość – cena

Wykwalifikowane biura rachunkowe świadczą usługi zarówno w zakresie prostej, jaki pełnej księgowości. Choć ich stawki są zróżnicowane, to jedno jest pewne: prowadzenie uproszczonej ewidencji będzie znacznie tańsze, niż pełna księgowość. Uproszczona księga przychodów i rozchodów polega jedynie na podstawowym gromadzeniu danych finansowych firmy. Jest to dużo prostsza forma ewidencjonowania, wymagająca od doradcy finansowego mniejszych nakładów pracy. Dlatego też jest znacznie tańsza niż prowadzenie pełnej księgowości. Dla porównania, za prowadzenie uproszczonych ksiąg mniejsze firmy zapłacą średnio 200 PLN za miesiąc. Przy pełnej księgowości cena ta może się sięgnąć 800-1 000 PLN. Z kolei duże firmy w pierwszym przypadku zapłacą 300-400 PLN, a w drugim koszt usługi osiągnie 3 000 PLN i więcej. W przypadku naprawdę dużych przedsiębiorstw niektóre placówki decydują się na indywidualne ustalenia ceny i nierzadko godzą się na negocjacje w sprawie kosztów za prowadzenie pełnej księgowości.

Prowadzenie pełnej księgowości – różnica w cennikach

Biuro rachunkowe biurowi nie równe, a cenniki potrafią być naprawdę zróżnicowane. W przypadku małych przedsiębiorstw amplituda to około 150 PLN. Przy dużych firmach, które generują znacznie większą liczbę dokumentów, różnica potrafi przekroczyć 2 000 PLN. Takie dysproporcje widoczne są nie tylko na linii wielkie aglomeracje i małe miasteczka, ale nawet w tych samych regionach. Lokalizacja biura rachunkowego ma tu zresztą niebagatelny wpływ na cenę. Księgowi w dużych miastach liczą za swoje usługi zwykle nieco więcej. Porównanie średnich cen wykazuje, że za miesięczne prowadzenie pełnej księgowości najwięcej zapłacimy w Warszawie, nieco mniej w Poznaniu, a jeszcze mniej w Zielonej Górze czy Lublinie. Znaczenie ma też region, w którym znajduje się dane biuro. Więcej zapłacimy w województwach zachodnich, takich jak zachodniopomorskie, wielkopolskie czy dolnośląskie, a mniej na Podlasiu czy Lubelszczyźnie. Obok lokalizacji, drugim głównym wyznacznikiem cennika są renoma, kwalifikacje i doświadczenie, a co za tym idzie kompetencje doradców finansowych. W nowo otwartych biurach zapłacimy mniej niż w tych, które mają długi staż pracy.

Kiedy pełna księgowość jest obowiązkowa?

Pełna księgowość – cena

Najmniejsze przedsiębiorstwa, generujące kilka dokumentów w ciągu miesiąca, za prowadzenie pełnej księgowości najmniej zapłacą w województwach łódzkim, lubuskim, lubelskim, opolskim podkarpackim, podlaskim i świętokrzyskim. Koszty nie przekraczają tam 1 000 PLN. Również w tych regionach ceny ewidencjonowania dla przedsiębiorstw generujących kilkadziesiąt (do 50) dokumentów miesięcznie są najniższe. Ceny wahają się tu od nieco ponad 1 000 do 1 500 PLN. Z kolei firmy ewidencjonujące do 100 dokumentów będą musiały zapłacić w powyższych województwach od około 2 300 do 2 900 PLN.

W średniej stawce plasują się województwa pomorskie, kujawsko-pomorskie, warmińsko-mazurskie i małopolskie. Ceny dla najmniejszych przedsiębiorców plasują się tam między 910 a 1 100 PLN. Ci więksi zapłacą od 1 200 do 1 700 PLN. Natomiast największe firmy powinny przygotować się na kwoty od 2 400 do 3 000 PLN. W tej stawce najdroższa jest Małopolska. Co prawda ceny dla przedsiębiorstw ewidencjonujących kilka dokumentów są porównywalne z wymienionymi wyżej regionami, to jednak bardzo duże przedsiębiorstwa zapłacą tam całkiem sporo.

Wśród najdroższych pod względem prowadzenia pełnej księgowości znajdują się regiony zachodniej Polski: Wielkopolska, Dolny Śląsk i Pomorze Zachodnie. Tam ceny dla najmniejszych, najczęściej jednoosobowych, firm zaczynają sie od 980 a kończą na 1 300 PLN. Przedsiębiorcy generujący kilkadziesiąt dokumentów będą musieli liczyć się z kosztami od ponad 1 200 do 3 000 PLN. Wśród tych regionów dla małych firm najdroższy jest Dolny Śląsk, jednak paradoksalnie najwięksi zapłacą tam najmniej, najwięcej natomiast na Pomorzu Zachodnim.

Pełna księgowość – cena a kompetencje doradców finansowych

Cena bywa jednym z głównych kryteriów przy wyborze konkretnego biura rachunkowego. Jednak co ważne, wysokość kosztów za prowadzenie pełnej księgowości nie musi koniecznie iść w parze z jakością usług. Niektóre biura próbują przyciągnąć klientów atrakcyjnymi cenami. Dlatego przy wyborze placówki warto zapoznać się z kompetencjami jego pracowników. Jednym z wyznaczników wysokich standardów jest certyfikat wydawany przez Ministerstwo Finansów. Warto o niego zapytać, ponieważ obecnie do założenia biura rachunkowego taki dokument nie jest wymagany. Certyfikat imienny posiada każdy wykwalifikowany księgowy. Na co jeszcze warto zwrócić uwagę? Na ubezpieczenie. Od 2004 r. każda firma świadcząca usługi związane z prowadzeniem rachunkowości musi posiadać polisę od odpowiedzialności cywilnoprawnej. Szczególnie w przypadku prowadzenia pełnej księgowości warto dopytać o warunki takiego ubezpieczenia. Czy obejmuje ona nieprzewidywalne sytuacje, takie jak np. utrata ewidencji? Najczęściej zdarza się, iż w fachowych biurach rachunkowych doradcy finansowi również posiadają indywidualne ubezpieczenie. O takiej konieczności wiedzą wytrawni księgowi, a ich doświadczenie z pewnością będzie większym gwarantem zabezpieczenia interesów przedsiębiorstwa.

Prowadzenie pełnej księgowości to zadanie czasochłonne, wymagające wiedzy i koncentracji. Musi mieć zatem swoją cenę, co widać na podstawie powyższego zestawienia. Jednak cennik nie powinien być jedynym kryterium wyboru biura rachunkowego, któremu planujemy powierzyć finanse firmy i prowadzenie pełnej księgowości. Liczy się także kompetencja, doświadczenie i zaangażowanie jego pracowników.