archive company

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością poprawnego dokumentowana sprzedaży. To obowiązek każdego przedsiębiorcy. Funkcjonujące w obiegu gospodarczym dokumenty potwierdzające transakcję muszą zawierać wszystkie określone w Ustawie o VAT1 elementy. Czy znajduje się wśród nich podpis na fakturze? W dobie cyfryzacji podatnicy coraz częściej korzystają z możliwości wystawienia elektronicznej faktury VAT i nieustannie zadają sobie pytania: czy trzeba podpisywać faktury? czy faktura bez podpisu to ważny w świetle prawa dokument? Odpowiadamy na te wątpliwości.

 

Czy na fakturze musi być podpis?

Przez wiele lat przedsiębiorcy i nabywcy przywykli, że dokumenty księgowe muszą być sygnowane przez obie strony. Jednak od 2004 r. podpisywanie faktur nie jest już obowiązkiem. Zniosło go rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług2. Zmiana w przepisach wiązała się z przystąpieniem Polski do Unii Europejskiej. Należało przystosować przepisy krajowe do prawa wspólnotowego. W związku z tym obecnie żaden z kontrahentów nie ma obowiązku sygnowania faktury VAT. Jednak, skoro na dokumencie nie muszą pojawić się podpisy, to czy na fakturze musi być pieczątka? Obecnie zrezygnowano również z tego wymogu i nie trzeba potwierdzać faktury firmowymi pieczątkami.

Wyjątek: kiedy podpis na fakturze jest obligatoryjny?

Wyjątek stanowią faktury RR, które wystawiane są przez nabywcę płodów rolnych od rolnika ryczałtowego, czyli takiego, który dostarcza produkty rolne pochodzące z własnej działalności rolniczej lub który świadczy usługi rolnicze i korzysta ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 Ustawy o VAT. W takich przypadkach kupujący powinien wystawić dokumenty księgowe w dwóch egzemplarzach, które poświadczają transakcję. Na fakturach RR, zgodnie z art. 116 Ustawy o VAT, wciąż wymagane są czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania takiego dokumentu lub podpisy oraz imiona i nazwiska takich osób. Od września 2019 r., wskutek nowelizacji wyżej wymienionej ustawy, faktury VAT RR mogą być przekazywane również elektronicznie (zgodnie z ust. 3a do art. 116). W takich sytuacjach dokument może być wystawiony, podpisany i przesłany w formie cyfrowej za zgodą dostawcy. Wymagany jest tu jednak kwalifikowany podpis elektroniczny, zarówno ze strony dostawcy, jak i nabywcy.

 

Faktura VAT podpis

Wątpliwość: czy trzeba podpisywać faktury korygujące?

Faktura korygująca wystawiana jest w związku z udzieleniem rabatu, podwyższeniem ceny, występującymi błędami w kwotach na fakturze, stawkach podatku VAT, zwrotów nabywcy lub części zapłaconych kwot. Od 2021 r. do ujęcia faktury korygujące w ewidencji wystarczające jest posiadanie dokumentacji, z której wynika, że sprzedawca uzgodnił z nabywcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawcy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura jest zgodna z posiadaną dokumentacją. Jeśli w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie ma w posiadaniu wyżej wspomnianej dokumentacji, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym tę dokumentację uzyskał. Ustawa o VAT, a w szczególności art. 106j ust. 2 i 3, wymienia wszystkie elementy, które powinna zawierać faktura korygująca. Przepis nie określa jednak szczególnych wymogów dotyczących formy potwierdzenia. Oznacza to, że – podobnie jak w przypadku zwykłej faktury VAT – nie trzeba podpisywać faktury korygującej.

Prawo nie wymaga tego od kontrahenta.

Jednak w sytuacjach, kiedy zmianie ulegają kwoty podatku VAT, powstaje konieczność potwierdzenia przez nabywcę odbioru faktury korygującej. Organy podatkowe akceptują każdy rodzaj dokumentu, który pozwala im ustalić, czy i kiedy faktura korygująca dotarła do nabywcy. Jako dowód można wykorzystać np. potwierdzenie odbioru przesyłki poleconej za zwrotnym poświadczeniem odbioru, odrębne pisemne potwierdzenie faktu otrzymania faktury korygującej, przesłana zwrotna kopia z podpisem kontrahenta na fakturze korygującej, faks potwierdzający odbiór faktury korygującej, a także potwierdzenie odbioru faktury korygującej przesłanego drogą elektroniczną. Jest zatem wiele możliwości spełnienia warunku akceptacji dokumentu przez nabywcę i niekoniecznie musi to być podpis na fakturze.

Innym dokumentem poprawiającym informacje zawarte na fakturze jest nota korygująca. Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał dokument zawierający błędy, może wystawić taką notę. Wymaga ona akceptacji wystawcy, zgodnie z art. 106k ust. 2 Ustawy o VAT. Zaaprobowanie noty korygującej może nastąpić w taki sam sposób jak w przypadku faktury korygującej.

Podpis na fakturze VAT, a faktura bez podpisu

Z pozoru faktura bez podpisu wystawcy niczym nie różni się od podpisanego dokumentu. W praktyce bywa jednak inaczej. Jeżeli kontrahent nie ureguluje należności, a sprzedawca będzie chciał rozstrzygnąć sprawę na drodze sądowej, to podpisany dokument stanowi dowód w sprawie. Dlaczego? Ponieważ podpis na fakturze daje w świetle prawa pewność, że jest ona autentyczna. Wówczas sąd na jej podstawie wydaje najczęściej po prostu nakaz zapłaty. Z kolei faktura bez podpisu nie jest traktowana jako bezsporny dowód przez sąd. W takiej sytuacji konieczne jest zebranie dowodów i przesłuchanie obu stron postępowania. Należy jednak pamiętać, że nie można zmusić ani wystawcy, ani odbiorcy do sygnowania dokumentu. Nie można ponadto uzależniać wydania i przyjęcia dokumentu od podpisu na fakturze.

Podsumowanie: jak wygląda prawidłowo wystawiona faktura?

Przedsiębiorca powinien wystawić fakturę VAT w terminie 15 dni od końca miesiąca sprzedaży lub dokonania wpłaty całościowej, lub częściowej przez nabywcę. Niekiedy właściciel działalności gospodarczej decyduje się na wystawienie takiego dokumentu sprzedaży przed dostarczeniem towaru lub przed wykonaniem usługi. W takim przypadku dokument musi być opatrzony datą nie wcześniejszą niż 30 dni przed ustalonym terminem płatności lub sprzedażą. Faktury można wystawiać zarówno online, jak i pisemnie. Ich wygląd może się różnić, jednak każda z nich musi zawierać konkretne elementy. Zgodnie z art. 106e ust. 1. Ustawy o VAT na fakturze powinny się znaleźć następujące informacje:

  • data wystawienia faktury / dokonania sprzedaży / wykonania usługi / zakończenia dostawy towarów / otrzymania zapłaty;
  • numer nadany przez wystawiającego fakturę, który w jednoznaczny sposób ją identyfikuje;
  • miarę i liczbę lub ilość dostarczonych towarów / zakres wykonywanych usług;
  • cena jednostkowa netto, czyli cena jednostkowa towaru / usługi bez kwoty podatku;
  • podstawę opodatkowania;
  • stawkę i kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto (z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku);
  • kwotę opustów / obniżek cen, w tym także rabat z tytułu wcześniejszej zapłaty;
  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
  • łączną kwotę należności;
  • dane dotyczące podatnika (imiona, nazwiska, nazwy, adresy);
  • dane dotyczące nabywcy towarów lub usług (imiona, nazwiska, nazwy, adresy);
  • numer identyfikujący podatnika na potrzeby opłacenia podatku;
  • numer identyfikujący nabywcę na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
  • faktura może być podpisana przez kontrahentów, o ile wyrażą taką wolę.

Podsumowując, odpowiedź na pytanie “czy faktura musi być podpisana?” jest jednoznaczna: nie. Pod warunkiem, że taki niesygnowany dokument zawiera wszystkie wymagane przez ustawę elementy, w świetle prawa jest pełnoprawnym dowodem księgowym. Różnica tkwi jednak w sytuacjach spornych, w których jedna ze stron decyduje się rozwiązać konflikt na drodze sądowej. Dlatego podpis na fakturze i opieczętowanie jej przez podatnika bywa czasami lepiej postrzegane przez nabywcę, który często traktuje taki dokument jako bardziej wiarygodny.

1 http://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20040540535
2 http://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20040970971

archive company

Określenie pro forma pochodzi z języka łacińskiego i oznacza “dla zachowania pozorów”. W tego typu dokumentach nie chodzi jednak o zachowanie pozorów legalności, a określenie to nie ma bynajmniej negatywnego wydźwięku. Chodzi mianowicie o nieuregulowane prawnie dokumenty mające charakter poglądowy, które wspomagają obrót gospodarczy. Wystawia się je najczęściej klientom niezdecydowanym na zakup towarów lub usług od konkretnego dostawcy. Czym jest faktura pro forma i jak z niej korzystać? Wyjaśniamy.

 

Co to jest faktura pro forma?

Faktura proforma jest dokumentem handlowym, a nie dowodem księgowym. Nie stanowi ona podstawy do uiszczenia opłaty i nie można na jej podstawie tworzyć zapisów w ewidencji rachunkowej. Jest dokumentem całkowicie dobrowolnym dla obu stron – przedsiębiorcy i nabywcy. Co więcej, faktura pro forma nie pociąga za sobą konieczności zapłaty podatku. Można ją zatem przetłumaczyć jako fakturę dla zachowania formy pisemnej, której rolą jest przede wszystkim potwierdzenie złożenia oferty lub przyjęcia zamówienia do realizacji. Pozwala ona kontrahentowi na zapoznanie się z wartością usług sprzedawcy i sposobem ich fakturowania. Na tym jednak nie koniec. Może ona stanowić podstawę dla ostatecznej faktury VAT. Jej główną funkcją jest zapoznanie kupującego z interesującymi go towarami i ich cenami. Może być traktowana jako forma doradzenia tego, jaki asortyment czy usługi można wybrać z oferty przedsiębiorstwa. Bywa, że sprzedawca przedstawia swoje propozycje kilkukrotnie w postaci różnych faktur pro forma, a kupujący nie musi zgodzić się na zakup wszystkich wymienionych w takim dokumencie towarów. Wiąże się to również z tym, że taka faktura nie wymaga podpisu. Jest to jedynie dokument o charakterze informacyjnym.

 

Faktura proforma a faktura VAT

Zgodnie z ustawą o VAT faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym. Bywa, że ma ona formę uproszczoną i zawiera jedynie specyfikację zamówionych towarów lub usług, ich wartość, a także numer rachunku bankowego sprzedawcy, na który kupujący może dokonać przedpłaty. Jak zatem wygląda relacja pomiędzy fakturą pro forma a fakturą końcową? Powinna ona zawierać informacje, które pojawią się w przyszłej fakturze. W ten sposób przedsiębiorca ułatwi sobie wystawienie końcowego dokumentu, a kupujący będzie mógł się zapoznać ze wszystkimi jego elementami. Jaka może być więc różnica między fakturą pro forma a fakturą właściwą? Bywa, że jedyną rozbieżnością jest nazwa samego dokumentu. Właściwa faktura VAT nosi właśnie taki tytuł, natomiast faktura pro forma oznaczana jest jako “pro forma”. Jest ona jednak jedynie zapowiedzią ostatecznego wyglądu dokumentu. Może się zdarzyć, że faktura końcowa będzie znacząco różniła się od treści pro forma.

Faktura proforma - co to jest?

 

Faktura proforma – księgowanie

Komunikat Ministerstwa Finansów wyraźnie wskazuje, że „Dokument nazwany fakturą pro-forma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym (…). Wyraźnie oznaczenie tego dokumentu wyrazami pro-forma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura”. Ze słów tych wynika, że otrzymanie faktury pro forma nie wiąże się z obowiązkiem uiszczenia podatku VAT przez sprzedającego. Nie musi on rejestrować jej w ewidencji przychodu, ponieważ taki dokument w rozumienia prawa nie jest fakturą, którą należy zaksięgować. Druga strona, a więc kupujący, nie może odpisać kosztów z tytułu takiej faktury i odliczyć ich od postawy opodatkowania. Dzieje się tak nawet wtedy, gdy pro forma zawiera wszystkie elementy, które znajdą się w dokumencie końcowym.

 

Faktura proforma a faktura zaliczkowa

Jak już wiemy, faktura pro forma nie jest ewidencjonowana w księgach i to stanowi podstawową różnicę między takim dokumentem a fakturą zaliczkową. Pro forma nie wymaga podpisu ani w wersji papierowej, ani elektronicznej. Jeśli jednak kontrahenci zdecydują się na jej podpisanie, to nabiera ona charakteru umowy. Dzieje się tak, ponieważ strony, składając podpisy, akceptują propozycję zawartą w fakturze i potwierdzają, że zapoznały się z dokumentem. Wówczas kupujący jest zobligowany do zapłaty zapisanej w fakturze pro forma kwoty. Co więcej, jeśli klient spóźnia się z uiszczeniem opłaty, to przedsiębiorca może wystawić fakturę pro forma jako przypomnienie o zbliżającym się terminie płatności. Dokument ten może być wystawiony nawet po tym terminie i pełni wówczas rolę ponaglenia.

Jedynym warunkiem jest to, że pro forma nie może zostać wystawiona po uiszczeniu przez kupującego zaliczki lub całości zapłaty. Gdyby jednak klient nie opłacił zawartych w dokumencie towarów czy usług lub sprzedający nie dopełnił zobowiązań, wówczas faktura taka może stać się dowodem w postępowaniu sądowym. Dopiero w momencie, w którym obie strony zaakceptują zawarte w pro forma zapisy, wówczas przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej w terminie do 15. dnia następnego miesiąca od chwili otrzymania całości lub części zapłaty od nabywcy. Faktura zaliczkowa może być też wystawiona nie prędzej niż 30 dni przed otrzymaniem płatności. To rozwiązanie nie jest jednak korzystne dla usługodawcy i sprzedającego, ponieważ uniemożliwia przewidzenie, czy transakcja ostatecznie dojdzie do skutku oraz, czy kontrahent ureguluje należność. Jeśli kupujący wpłaci określoną kwotę na poczet zamówienia, to przedsiębiorca powinien wystawić fakturę zaliczkową. Jednak uwaga! Przy księgowaniu faktury zaliczkowej trzeba wziąć pod uwagę, czy nie jest ona ewidencjonowana zbyt wcześnie, to znaczy jeszcze przed otrzymaniem zapłaty. Nabywca nie ma bowiem prawa do odliczenia podatku VAT na podstawie za wcześnie wystawionej faktury zaliczkowej.

 

Jak wystawić fakturę proforma?

W polskim prawie nie ma jednoznacznych wskazań dotyczących okoliczności, w których można wystawić fakturę pro forma. Przepisy nie określają ponadto, w jakim terminie należy ją wystawić. Można ją przesłać kontrahentowi w dowolnym momencie nawiązania relacji biznesowej. Nie ma również regulacji, które wskazywałyby na formę takiego dokumentu. Może być on wystawiony na zwykłej kartce papieru, druku akcydensowym, a nawet w Wordzie lub Excelu. Te rozwiązania nie są jednak stworzone z myślą o fakturowaniu, dlatego najbardziej rekomendowaną formą wystawiania faktury pro forma jest dedykowana ewidencjonowaniu aplikacja, która bardzo upraszcza pracę

Wystawiając fakturę pro forma, przedsiębiorca powinien postępować dokładnie tak samo, jak w przypadku innych faktur, przy czym musi opisać ją jako “faktura pro forma”. W idealnej formie dokument taki może być wiernym odwzorowaniem faktury końcowej. Oznacza to, że wszystkie dane w nim zawarte muszą być zgodne ze stanem faktycznym, to znaczy z takim, który zostanie uwzględniony w przyszłej fakturze końcowej. Dokument powinien zatem zawierać:

  • odpowiedni tytuł
  • numer identyfikujący
  • datę wystawienia
  • dane przedsiębiorcy lub sprzedawcy
  • dane nabywcy
  • nazwy artykułów i wykonywanych usług
  • cenę jednostkową netto oraz wartość sprzedaży netto dla każdego artykułu
  • kwoty lub stawki procentowe wszystkich rabatów
  • wartości i stawki podatku VAT
  • wartość sprzedaży brutto
  • kwotę do zapłaty (również zapisaną słownie)
  • oznaczenie terminu wykonywania usługi lub dokonania sprzedaży
  • oznaczenie terminu płatności (który w przypadku takiego rodzaju dokumentu nie jest wiążący)
  • proponowana forma płatności (np. przedpłata, płatność przy dostawie, raty itd.)
  • oznaczenie rachunku sprzedającego i numer rachunku bankowego.

W polskim prawie gospodarczym istnieją różne dokumenty finansowe i księgowe. Dokumentują one przeprowadzone transakcje, takie jak sprzedaż i uzyskanie zapłaty. Faktura pro forma to specyficzny rodzaj dokumentu, który może służyć regulowaniu relacji między kontrahentami, ponieważ nie generuje on obowiązku podatkowego. Dla wystawiającego fakturę jest to narzędzie do informowania i oferowania. Natomiast dla kupującego jest to sposób na zapoznanie się z możliwościami kontrahenta i wizualizacją faktury końcowej oraz nieformalne przypomnienie o konieczności uiszczenia opłaty. Jest to zatem dokument potrzebny obu kontrahentom i korzystny dla obu stron.

archive company

Staż pracy warunkuje nabycie prawa do poszczególnych świadczeń i uprawnień pracowniczych. Czy prowadzenie działalności gospodarczej wlicza się do stażu pracy? Co mówią obecne przepisy? Czy możemy spodziewać się zmian w najbliższym czasie? Odpowiadamy na te wszystkie pytania.

 

Staż pracy a działalność gospodarcza – co wliczamy do stażu pracy?

Staż pracy, mówiąc najprościej, to łączna długość wszystkich okresów zatrudnienia, od której uzależnia się uzyskanie szeregu uprawnień pracowniczych, takich jak prawo do urlopu wypoczynkowego, emerytury, czy nagród jubileuszowych, które w wielu zakładach przysługują po 10 latach pracy. Podstawą do jego obliczania jest artykuł 155. Kodeksu Pracy.

Do stażu pracy wliczają się okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, powołania i mianowania, wyboru, a także spółdzielczej umowy o pracę. Jednak liczyć można nie tylko lata faktycznego wykonywania obowiązków przez pracownika. Na podstawie przepisów do stażu pracy można wliczyć także okres, za który sąd przyznał wynagrodzenie pracownikowi przywróconemu do pracy, o ile dany pracownik tę pracę podjął; okres, o który skrócono czas wypowiedzenia w razie zwolnienia pracownika z przyczyn leżących po stronie pracodawcy (za który przyznano pracownikowi odszkodowanie); okres prowadzenia indywidualnego gospodarstwa rolnego lub pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym prowadzonym przez współmałżonka. Do stażu pracy wlicza się również okres czynnej i zawodowej służby wojskowej; urlop macierzyński i wychowawczy; okres pracy za granicą u tamtejszego pracodawcy, a także czas (nie więcej niż 4 lata) odbywania studiów doktoranckich, jednak pod warunkiem uzyskania stopnia doktora. Pod uwagę brany jest ponadto okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych i stypendium otrzymywanego przez bezrobotnego w trakcie szkolenia, o ile został on na nie skierowany przez starostę, a także stypendium otrzymywanego bądź w trakcie odbywania stażu na podstawie skierowania starosty, bądź przez uczestnika przygotowania zawodowego dorosłych. Z kolei urlop bezpłatny, praca na podstawie umowy zlecenia lub inna umowa cywilna, a także prowadzenie działalności gospodarczej nie wliczają się do stażu pracy.



 

Działalność gospodarcza a staż pracy – co obecnie mówią przepisy?

Obowiązujące obecnie w Polsce przepisy na pytanie “czy własna działalność gospodarcza liczy się do stażu pracy?” odpowiadają jednoznacznie: nie. Oznacza to, że osoby, które latami prowadziły własną firmę, zdecydowały się ją zamknąć, a następnie zostały zatrudnione np. na umowę o pracę, nie mają prawa do takich udogodnień pracowniczych, jak wyższy wymiar urlopu czy nagrody związane ze stażem pracy.

Co ciekawe, jeszcze 13. kwietnia 2017 r. do Sejmu wpłynął projekt ustawy o wliczaniu lat prowadzenia działalności gospodarczej do pracowniczego stażu pracy oraz stażu wymaganego od kandydatów na określone stanowiska. W założeniu miał on wyrównać szanse grupy szeroko rozumianych przedsiębiorców i osób samozatrudnionych, ponieważ w efekcie mają one zablokowaną drogę do zatrudnienia m.in. na niektórych stanowiskach w administracji publicznej, na które wymagany jest określony staż pracy. Co więcej, przepracowany okres samozatrudnienia nie wlicza się do obliczania dni urlopu, w efekcie bez względu na liczbę przepracowanych lat we własnej firmie, przedsiębiorca przechodzący na umowę o pracę ma dokładnie tyle samo dni urlopu, co osoba podejmująca pracę po raz pierwszy (20 dni, podczas gdy pracownik zatrudniony co najmniej 10 lat ma prawo do 26 dni). W projekcie zawarto okresy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej; okresy posiadania statusu wspólnika spółki osobowej uprawnionego do prowadzenia spraw i reprezentacji spółki oraz niezatrudnionego w spółce na podstawie umowy o pracę; okresy pełnienia funkcji członka zarządu lub prokurenta spółek osobowych lub kapitałowych i niezatrudnionych w tych spółkach na podstawie umowy o pracę; okresy wykonywania pracy na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia, a także innej umowy świadczenia usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. Warunkiem, w założeniu, miało być podleganie ubezpieczeniu i opłacanie składek zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawą o organizacji i finansowaniu ubezpieczeń społecznych. Ustawa powyższa, zgodnie z zamiarem autorów projektu, miała wejść w życie 1. stycznia 2018 r. Projekt został skierowany do pierwszego czytania w sejmowej Komisji Polityki Społecznej i Rodziny. Jednak rząd negatywnie ustosunkował się do tej sprawy.

 

Staż pracy a działalność gospodarcza – jakich zmian możemy się spodziewać?

Pojawiła się jednak kolejna szansa na zmianę. Poselski projekt ustawy nowelizującej Kodeks pracy z 14. grudnia 2020 r. proponuje, by pracodawca był zobowiązany wliczać do okresów, od których zależą świadczenia lub uprawnienia pracownika, również zakończone okresy prowadzenia własnej pozarolniczej działalności gospodarczej. W uzasadnieniu wskazano, że pracownicy, którzy przed nawiązaniem stosunku pracy prowadzili własną działalność gospodarczą, a także działalność twórczą czy artystyczną, mimo że przestrzegają przepisów prawa, obecnie są traktowane w sposób krzywdzący i niesprawiedliwy przez przepisy. Dlatego autorzy projektu zaproponowali, aby do Kodeksu pracy dodać art. 11(4) w brzmieniu: “Pracodawca jest obowiązany wliczać do okresów, od których zależą świadczenia lub uprawnienia pracownika również poprzednio zakończone okresy prowadzenia pozarolniczej działalności w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych lub współpracy przy wykonywaniu tej działalności, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenie społeczne”. Oznacza to, że staż pracy szeroko pojętej grupy przedsiębiorców działających poza sektorem rolnym zacznie wpływać na szereg uprawnień wynikających z zakładowego stażu pracy, a zatem np. na wymiar urlopu wypoczynkowego, wysokość odprawy z tytułu zwolnień grupowych, nagrody jubileuszowe itd.

W najbliższym czasie zapowiadane są również zmiany związane tym kogo obejmą nowe regulacje prawne. W kwestii stażu pracy a działalności gospodarczej toczy się dyskusja na temat tego czy propozycje zmian będą odbierane pozytywnie wśród osób aktywnych zawodowo. Warto obserwować pojawiające się zmiany, ponieważ z początkiem 2022 roku mogą pojawić się elementy, z którymi wcześniej mogliśmy nie mieć styczności.

archive company

Własna firma to wielka odpowiedzialność i mnóstwo formalności. Szczególnie jeśli dane przedsiębiorstwo zobowiązane jest do prowadzenia pełnej księgowości, która wymaga odpowiednich kompetencji, specjalistycznej wiedzy i sporych nakładów pracy. Ustawa o rachunkowości wymienia różne regulacje odnoszące się do prowadzenia własnej firmy i związanej z nią formy ewidencji. Znajdziemy tam wskazanie “kiedy pełna księgowość jest obowiązkowa”, a to, co akt prawny przekazuje hermetycznym językiem, my przekładamy na zrozumiałą odpowiedź.

Pełna księgowość – czyli właściwie co to jest?

Pełna księgowość to – w przeciwieństwie do księgowości uproszczonej – bardzo złożona, rozbudowana i zawiła forma prowadzenia ewidencji. Dla przedsiębiorcy może stanowić nie lada wyzwanie, ponieważ wymaga sporych nakładów pracy. Polega na właściwym ewidencjonowaniu w księgach rachunkowych wszystkich zdarzeń finansowych dokonywanych przez firmę. Na księgi składa się wiele dokumentów, takich jak dziennik, konta księgi głównej, konta ksiąg pomocniczych, zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych i głównej oraz wykaz składników aktywów i pasywów. Każda operacja finansowa powinna być należycie opisana, kwoty uzgodnione, a wszelkie błędy skorygowane. Na podstawie zdarzeń finansowych należy następnie przygotowywać regularne sprawozdania, takie jak bilans, czy rachunek zysków i strat. Pełna księgowość, choć czasochłonna, daje jednak pełny wgląd w ewidencję przychodów i rozchodów, majątku i źródeł finansowania, a także inwentaryzację majątku i zobowiązań. Pozwala przeglądać sprawozdania finansowe i karty wynagrodzeń pracowników. Prowadzenie pełnej księgowości daje doskonały ogląd sytuacji gospodarczych, które zachodzą w przedsiębiorstwie. Pomaga zanalizować i ocenić jego sytuację finansową, a na tej podstawie planować kolejne inwestycje, a także szacować ryzyko i potencjalne zyski.



Kiedy pełna księgowość jest obowiązkowa?

Pełna księgowość nie jest obowiązkiem każdego przedsiębiorstwa, choć każda firma, nawet bardzo mała, może zdecydować się na jej wdrożenie. Kto musi prowadzić taką formę ewidencji? Skierowana jest ona głównie do dużych przedsiębiorstw, które dysponują sporymi nakładami finansowymi i od których państwo wymaga transparentności. W związku z tym obowiązek prowadzenia pełnej księgowości mają przede wszystkim spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjne, komandytowe i komandytowo-akcyjne. W ich przypadku obowiązku nie warunkują żadne limity przychodu, a każde przedsiębiorstwo, które wybrało taką formę działalności, musi rozliczać się na podstawie pełnych ksiąg handlowych. Ponadto wymaganie prowadzenia pełnej księgowości skierowane jest do osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych i przedsiębiorstw w spadku, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich, a także do przedsiębiorstw w spadku działających w oparciu o Ustawę z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej (Dz. U. poz. 1629). Warunek jest w tym przypadku jeden – ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość 2 000 000 euro.

Pełna księgowość – kto musi ją prowadzić?

Jeszcze całkiem niedawno limit prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych wyznaczony był równowartością 1 200 000 euro. Granica 2 000 000 euro funkcjonuje dopiero od 2017 roku. Stawka ta przeliczana jest na polską walutę po średnim kursie Narodowego Banku Polskiego na pierwszy dzień roboczy października, który poprzedza dany rok obrotowy. Jest to wskazane w art. 2 ust. 1 pkt. 2 Ustawy o rachunkowości. Od kiedy zatem pełna księgowość jest obowiązkowa? W 2021 roku, zgodnie z kursem ogłoszonym przez NBP za 01.10.2020, 1 euro miało wartość 4,5153 PLN. Zatem w roku 2021 obowiązek taki mają przedsiębiorstwa, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok osiągnęły 9 030 600 PLN. Limit ten obowiązuje od 01.01.2021 do 31.12.2021. W porównaniu do roku ubiegłego widać wyraźny wzrost tej kwoty o 283 800 PLN. Oznacza to, że obowiązek prowadzenia rozbudowanej ewidencji w tym roku ma mniej przedsiębiorstw. Kiedy pełna księgowość przestaje być obowiązkowa? W sytuacji, w której przychody netto przedsiębiorstwa za poprzedni rok obrotowy wyniosły mniej niż równowartość 2 000 000 euro i które nie stosują zasady określonych ustawą. Wykorzystuje się wówczas art. 70a Ustawy o rachunkowości, który dotyczy składania oświadczenia o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Na podstawie art. 2. ust. 2 Ustawy o rachunkowości można wówczas złożyć we właściwym rejestrze sądowym oświadczenie o braku takiego obowiązku. Ale uwaga! Nie można przekroczyć terminu 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy.

Pełna księgowość – jakie są wymagania?

Prowadzenie pełnej księgowości jest bardzo skomplikowane. Należy znać nie tylko podstawowe, ale także te najbardziej zaawansowane pojęcia związane z ewidencjonowaniem przychodów i rozchodów. Na tym jednak nie koniec. Oprócz biegłości w prowadzeniu ksiąg konieczna jest także znajomość aktów prawnych i przepisów, żeby móc rzetelnie i bez błędów ewidencjonować wszystkie zdarzenia finansowe w przedsiębiorstwie. Każda transakcja, od przelewów, po operacje związane z magazynem, musi być opatrzona datą i indywidualnym numerem, a także danymi osoby, która taką informację dodała. Pełna księgowość musi być prowadzona prawidłowo, regularnie i na bieżąco. Ze względu na zawiłe przepisy prawne i skomplikowane zasady wiele przedsiębiorstw decyduje się na skorzystanie z pomocy wyspecjalizowanych pracowników biur rachunkowych. To nieoceniona pomoc i pewność, że w księgach wszystko będzie się zgadzało.

Pełna księgowość – wymagania a chęci

Wiemy już kto jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji w rozszerzonej formie. Jednak na prowadzenie pełnej księgowości mogą zdecydować się także firmy, których przychody netto za ubiegły rok obrotowy nie przekroczyły równowartości 2 000 000 euro. W takim przypadku przedsiębiorca lub wspólnicy przed rozpoczęciem roku obrotowego są obowiązani do zawiadomienia o tym fakcie urzędu skarbowego, właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym. Takie zawiadomienie można złożyć na podstawie ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie informacji dla przedsiębiorstw (Dz. U. poz. 647, 1544, 1629, 2244, a także poz. 60 z 2019 roku).

Pełna księgowość – jak na nią przejść?

Zarówno w przypadku firm, które z własnej woli przechodzą na pełną księgowość, jak i w sytuacji, kiedy przedsiębiorstwo zostaje do tego zobowiązane, trzeba liczyć się z formalnościami. Nie można zrobić tego z dnia na dzień lub w trakcie roku podatkowego. Każdorazowo należy poczekać do początku kolejnego roku obrotowego. Jakie są wymagania przy przejściu na pełną księgowość? Należy zrobić spis z natury towarów, materiałów itd., podsumować zapisy i zamknąć Księgę Przychodów i Rozchodów. Następnym krokiem jest opracowanie polityki rachunkowości firmy, która musi określać między innymi rok obrotowy, metody wyceny aktywów i pasywów oraz sposób prowadzenia ksiąg (np. w programie komputerowym lub metodą tradycyjną). W dalszej kolejności trzeba otworzyć księgi rachunkowe, co polega na sporządzeniu inwentarza, czyli spisu aktywów i pasywów wraz z ich wyceną. Jest to de facto pierwsza księga, która stanie się bazą dla kolejnych. Na podstawie tak spisanego inwentarza sporządza się bilans otwarcia. Wspomniane otwarcie ksiąg rachunkowych musi nastąpić bardzo szybko, bo w ciągu 15 dni od początku roku obrotowego. W praktyce jest to zwykle data 15 stycznia.

Pełna księgowość to zawsze prawdziwe wyzwanie dla przedsiębiorcy. Trzeba sprostać wielu wymaganiom i poświęcić temu ogromną ilość czasu. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest powierzenie prowadzenia takiej ewidencji specjalistom z biur rachunkowych. Tym bardziej, że w czasach pandemii przedsiębiorstwa decydują się na prowadzenie ewidencji na komputerze, a coraz więcej technicznych innowacji potrafi usprawnić i przyspieszyć pracę biegłego księgowego. Kto w najbliższym roku będzie musiał przejść na prowadzenie pełnej księgowości? Na tegoroczny średni kurs NBP będziemy jeszcze musieli poczekać do 01.10.2021 r.

archive company

Prowadzenie własnej firmy wymaga od przedsiębiorcy dopełnienia wielu formalności. Jednym z poważniejszych wyzwań jest prowadzenie pełnej księgowości. Dlatego większość właścicieli firm decyduje się na wykorzystanie kompetencji doradców finansowych. Ile kosztuje pełna księgowość prowadzona przez specjalistę? Co wpływa na cenę? I czy cennik powinien być ostatecznym kryterium wyboru biura rachunkowego? Odpowiadamy.

Prowadzenie pełnej księgowości

Prowadzenie pełnej księgowości to dla przedsiębiorcy nie lada wyzwanie. Dlaczego? Ponieważ jest to najbardziej czasochłonny i skomplikowany sposób ewidencji. Przy prowadzeniu pełnej księgowości pracy jest wiele, trzeba znać nie tylko podstawowe, ale także zaawansowane pojęcia z dziedziny księgowości. To jednak nie wystarczy. Konieczna jest także znajomość aktów prawnych i przepisów, by móc rzetelnie i bez zarzutów prowadzić ewidencję. Z niesamowitą pieczołowitością należy księgować wszystkie operacje dokonywane przez przedsiębiorstwo: od transakcji, przez przelewy, po operacje związane z magazynem. Należy prawidłowo i na bieżąco prowadzić ewidencje oraz regularnie przygotowywać sprawozdania finansowe. Dlatego też najlepiej skorzystać z pomocy biura rachunkowego. Na tę właśnie formę prowadzenia pełnej księgowości decyduje się większość przedsiębiorców.

Prowadzenie pełnej księgowości – kto jest zobowiązany?

Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości skierowany jest przede wszystkim do dużych przedsiębiorstw, od których państwo wymaga transparentności. Zgodnie z przepisami nakaz taki mają:

  • spółki cywilne i jawne osób fizycznych,
  • osoby fizyczne i spółki partnerskie, których przychody netto w ubiegłym roku podatkowym przekroczyły równowartość 2 mln EURO (przeliczane na PLN po średnim kursie NBP na pierwszy dzień roboczy października minionego roku),
  • osoby prowadzące działy specjalne produkcji rolnej.

Ponadto każda, nawet najmniejsza, firma, która wyrazi takie życzenie, może prowadzić pełną księgowość.

Pełna księgowość – zalety

Co prawda prowadzenie pełnej księgowości jest wymagające i czasochłonne, ale ma ona swoje zalety. Zadaniem księgowego jest tu odnotowanie każdego zdarzenia gospodarczego w firmie. Co to oznacza? Ewidencjonowanie w dziennikach, kontach czy zestawie obrotów i sald ksiąg głównej i pomocniczych, a także wykazywanie aktywów i pasywów daje przedsiębiorcy przejrzysty wgląd w sytuację finansową firmy i możliwość jej szczegółowej analizy. Na tej postawie może on szacować zyski i planować kolejne inwestycje rozwijające przedsiębiorstwo.

Uproszczona a pełna księgowość – cena

Wykwalifikowane biura rachunkowe świadczą usługi zarówno w zakresie prostej, jaki pełnej księgowości. Choć ich stawki są zróżnicowane, to jedno jest pewne: prowadzenie uproszczonej ewidencji będzie znacznie tańsze, niż pełna księgowość. Uproszczona księga przychodów i rozchodów polega jedynie na podstawowym gromadzeniu danych finansowych firmy. Jest to dużo prostsza forma ewidencjonowania, wymagająca od doradcy finansowego mniejszych nakładów pracy. Dlatego też jest znacznie tańsza niż prowadzenie pełnej księgowości. Dla porównania, za prowadzenie uproszczonych ksiąg mniejsze firmy zapłacą średnio 200 PLN za miesiąc. Przy pełnej księgowości cena ta może się sięgnąć 800-1 000 PLN. Z kolei duże firmy w pierwszym przypadku zapłacą 300-400 PLN, a w drugim koszt usługi osiągnie 3 000 PLN i więcej. W przypadku naprawdę dużych przedsiębiorstw niektóre placówki decydują się na indywidualne ustalenia ceny i nierzadko godzą się na negocjacje w sprawie kosztów za prowadzenie pełnej księgowości.

Prowadzenie pełnej księgowości – różnica w cennikach

Biuro rachunkowe biurowi nie równe, a cenniki potrafią być naprawdę zróżnicowane. W przypadku małych przedsiębiorstw amplituda to około 150 PLN. Przy dużych firmach, które generują znacznie większą liczbę dokumentów, różnica potrafi przekroczyć 2 000 PLN. Takie dysproporcje widoczne są nie tylko na linii wielkie aglomeracje i małe miasteczka, ale nawet w tych samych regionach. Lokalizacja biura rachunkowego ma tu zresztą niebagatelny wpływ na cenę. Księgowi w dużych miastach liczą za swoje usługi zwykle nieco więcej. Porównanie średnich cen wykazuje, że za miesięczne prowadzenie pełnej księgowości najwięcej zapłacimy w Warszawie, nieco mniej w Poznaniu, a jeszcze mniej w Zielonej Górze czy Lublinie. Znaczenie ma też region, w którym znajduje się dane biuro. Więcej zapłacimy w województwach zachodnich, takich jak zachodniopomorskie, wielkopolskie czy dolnośląskie, a mniej na Podlasiu czy Lubelszczyźnie. Obok lokalizacji, drugim głównym wyznacznikiem cennika są renoma, kwalifikacje i doświadczenie, a co za tym idzie kompetencje doradców finansowych. W nowo otwartych biurach zapłacimy mniej niż w tych, które mają długi staż pracy.

Kiedy pełna księgowość jest obowiązkowa?

Pełna księgowość – cena

Najmniejsze przedsiębiorstwa, generujące kilka dokumentów w ciągu miesiąca, za prowadzenie pełnej księgowości najmniej zapłacą w województwach łódzkim, lubuskim, lubelskim, opolskim podkarpackim, podlaskim i świętokrzyskim. Koszty nie przekraczają tam 1 000 PLN. Również w tych regionach ceny ewidencjonowania dla przedsiębiorstw generujących kilkadziesiąt (do 50) dokumentów miesięcznie są najniższe. Ceny wahają się tu od nieco ponad 1 000 do 1 500 PLN. Z kolei firmy ewidencjonujące do 100 dokumentów będą musiały zapłacić w powyższych województwach od około 2 300 do 2 900 PLN.

W średniej stawce plasują się województwa pomorskie, kujawsko-pomorskie, warmińsko-mazurskie i małopolskie. Ceny dla najmniejszych przedsiębiorców plasują się tam między 910 a 1 100 PLN. Ci więksi zapłacą od 1 200 do 1 700 PLN. Natomiast największe firmy powinny przygotować się na kwoty od 2 400 do 3 000 PLN. W tej stawce najdroższa jest Małopolska. Co prawda ceny dla przedsiębiorstw ewidencjonujących kilka dokumentów są porównywalne z wymienionymi wyżej regionami, to jednak bardzo duże przedsiębiorstwa zapłacą tam całkiem sporo.

Wśród najdroższych pod względem prowadzenia pełnej księgowości znajdują się regiony zachodniej Polski: Wielkopolska, Dolny Śląsk i Pomorze Zachodnie. Tam ceny dla najmniejszych, najczęściej jednoosobowych, firm zaczynają sie od 980 a kończą na 1 300 PLN. Przedsiębiorcy generujący kilkadziesiąt dokumentów będą musieli liczyć się z kosztami od ponad 1 200 do 3 000 PLN. Wśród tych regionów dla małych firm najdroższy jest Dolny Śląsk, jednak paradoksalnie najwięksi zapłacą tam najmniej, najwięcej natomiast na Pomorzu Zachodnim.

Pełna księgowość – cena a kompetencje doradców finansowych

Cena bywa jednym z głównych kryteriów przy wyborze konkretnego biura rachunkowego. Jednak co ważne, wysokość kosztów za prowadzenie pełnej księgowości nie musi koniecznie iść w parze z jakością usług. Niektóre biura próbują przyciągnąć klientów atrakcyjnymi cenami. Dlatego przy wyborze placówki warto zapoznać się z kompetencjami jego pracowników. Jednym z wyznaczników wysokich standardów jest certyfikat wydawany przez Ministerstwo Finansów. Warto o niego zapytać, ponieważ obecnie do założenia biura rachunkowego taki dokument nie jest wymagany. Certyfikat imienny posiada każdy wykwalifikowany księgowy. Na co jeszcze warto zwrócić uwagę? Na ubezpieczenie. Od 2004 r. każda firma świadcząca usługi związane z prowadzeniem rachunkowości musi posiadać polisę od odpowiedzialności cywilnoprawnej. Szczególnie w przypadku prowadzenia pełnej księgowości warto dopytać o warunki takiego ubezpieczenia. Czy obejmuje ona nieprzewidywalne sytuacje, takie jak np. utrata ewidencji? Najczęściej zdarza się, iż w fachowych biurach rachunkowych doradcy finansowi również posiadają indywidualne ubezpieczenie. O takiej konieczności wiedzą wytrawni księgowi, a ich doświadczenie z pewnością będzie większym gwarantem zabezpieczenia interesów przedsiębiorstwa.

Prowadzenie pełnej księgowości to zadanie czasochłonne, wymagające wiedzy i koncentracji. Musi mieć zatem swoją cenę, co widać na podstawie powyższego zestawienia. Jednak cennik nie powinien być jedynym kryterium wyboru biura rachunkowego, któremu planujemy powierzyć finanse firmy i prowadzenie pełnej księgowości. Liczy się także kompetencja, doświadczenie i zaangażowanie jego pracowników.

archive company

Pełna księgowość to dla przedsiębiorcy nie lada wyzwanie. Pracy jest wiele, do tego trzeba być na bieżąco z aktami prawnymi oraz przepisami. Dlatego w prowadzeniu ksiąg handlowych w rozszerzonej formie nieoceniona jest pomoc biura rachunkowego.

Pełna księgowość – co to jest?

Księgowość pełna to najbardziej zaawansowana – i zarazem najbardziej skomplikowana – forma ewidencji. Obowiązek jej prowadzenia mają:

  • spółki kapitałowe i komandytowe
  • spółki cywilne i jawne osób fizycznych osoby fizyczne i spółki partnerskie, których przychody netto w ubiegłym roku podatkowym przekroczyły równowartość w polskiej walucie 2 mln EURO (przeliczane po średnim kursie NBP na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedniego)

Pełna księgowość jest zatem skierowana do dużych przedsiębiorstw, od których państwo wymaga transparentności. Oprócz podmiotów zobowiązanych przepisami pełną księgowość może prowadzić każda także firma na własne życzenie.

Księgowość pełna a uproszczona

Pełna księgowość, w przeciwieństwie do księgowości uproszczonej, ewidencjonuje każde zdarzenie gospodarcze w firmie. Rozbudowany system księgowania wymaga sporych nakładów pracy i biegłej znajomości przepisów prawa. Uproszczona Księga Przychodów i Rozchodów jest dużo prostsza i tańsza w prowadzeniu. Nie daje ona jednak wglądu w procesy gospodarcze zachodzące w firmie i sytuację finansową przedsiębiorstwa. Zatem nie można na jej podstawie planować inwestycji i szacować zysków.

Pełna księgowość daje natomiast wgląd w ewidencję przychodów i kosztów, ewidencję majątku i źródeł finansowania, inwentaryzację majątku i zobowiązań, a także sprawozdań finansowych. Korzystać z niej mogą zarówno organy państwowe sprawujące opiekę nad praworządnością firm, jak i osoby związane z danym przedsiębiorstwem.

Pełna księgowość – jak prowadzić?

Księgowość pełna polega na odpowiednim księgowaniu wszystkich operacji dokonywanych przez przedsiębiorstwo. Chodzi zatem o wszelkie transakcje, przelewy przychodzące i wychodzące, a także operacje związane z magazynem. Wszystkie zdarzenia gospodarcze ewidencjonuje się na podstawie dokumentów księgowych w księgach rachunkowych, do których zaliczają się:

  • dziennik,
  • konta księgi głównej,
  • konta ksiąg pomocniczych,
  • zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych,
  • wykaz składników aktywów i pasywów.

Najczęściej prowadzi się je w formie komputerowej, która usprawnia pracę. Na dokumentach potwierdzających zdarzenia gospodarcze należy zapisywać daty, a dowodom księgowym nadawać numer oraz datę (o ile jest inna niż data operacji gospodarczej). Każde zdarzenie należy zrozumiale opisać, uzgodnić kwoty w PLN, jednorodnie i spójnie prowadzić księgi, a przy tym korygować błędy. Każdy zapis powinno się oznaczać indywidualnym, automatycznie nadanym numerem, a także danymi osoby, która go dokonała. Dodatkowo pełna księgowość wymaga regularnych sprawozdań finansowych, takich jak bilans, rachunek zysków i strat, czy informacja wprowadzająca do sprawozdania.

Ile kosztuje prowadzenie pełnej księgowości przez biuro rachunkowe

 

Spółka jawna a księgowość pełna

Wśród wielu form prowadzenia biznesu wyróżniamy spółki osobowe, a wśród nich m.in. spółkę jawną. Nie posiada ona osobowości prawnej, a więc nie płaci podatku dochodowego od osób prawnych (CIT). Może być natomiast podatnikiem VAT. Spółka taka, w zależności od osiąganego przychodu netto, może rozliczać się według księgowości pełnej lub księgowości uproszczonej. Ta pierwsza jest obowiązkowa w przypadku, gdy przychody spółki jawnej przekraczają 2 mln euro w danym roku lub jeśli jednym ze wspólników jest osoba prawna. W takim przypadku osoby fizyczne wchodzące w skład spółki płacą podatek proporcjonalny do przychodów lub liniowy, a osoby prawne podatek CIT.

Pełna księgowość jest czasochłonna i wymagająca. Jej prowadzenie polega na prawidłowym prowadzeniu wszystkich ewidencji oraz przygotowywaniu sprawozdań. Dlatego dobrze jest korzystać ze specjalistycznej pomocy biura rachunkowego.

archive company

Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do rejestrowania zdarzeń gospodarczych, które powodują zmiany w jego majątku. Wybrany przez niego sposób prowadzenia rachunkowości musi być zgodny z rodzajem działalności, którą prowadzi. Księgowość w przedsiębiorstwie może mieć różne formy: od pełnej, po uproszczoną. Na czym polega ta ostatnia? Odpowiadamy.

Księgowość pełna a uproszczona

Księgowość pełna, jak sama nazwa wskazuje, jest bardzo precyzyjna i szczegółowa. Obejmuje ona prowadzenie ksiąg rachunkowych, które umożliwiają bieżącą i pełną kontrolę finansów firmy. Na ich podstawie można wyliczyć podatek, który przedsiębiorstwo powinno zapłacić.Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości mają spółki kapitałowe i komandytowe bez względu na obrót, a także osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie, o ile ich przychody netto za poprzedni rok wyniosły co najmniej równowartość w PLN 2 mln EURO (wg kursu EURO ogłaszanego przez NBP, który obowiązuje 30.09. roku poprzedzającego rok podatkowy). Z kolei księgowość uproszczona polega na podstawowym gromadzeniu danych finansowych. Jest to łatwiejsza i mniej kosztowna forma ewidencjonowania przychodów i kosztów. Mało mówi ponadto wiele o finansach firmy i nie daje możliwości szczegółowej analizy.

Księgowość uproszczona – dla kogo?

Księgowość uproszczona jest przeznaczona wyłącznie dla wybranych podmiotów gospodarczych, przede wszystkim małych przedsiębiorstw, które obracają niewielkimi środkami. Taką formę księgowości mogą prowadzić osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, których przychody za poprzedni ok obrotowy nie przekroczyły równowartości w walucie polskiej 2 mln EURO.

Księgowość uproszczona – krok po kroku

Decyzja o założeniu księgi uproszczonej i zawiadomienie urzędu skarbowego

Uproszczoną księgę założyć można wraz z dniem rozpoczęcia działalności lub od 1 stycznia roku podatkowego. O tej zmianie należy powiadomić w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego w terminie 20 dni od założenia księgi. W przypadku spółek cywilnych jawnych i partnerskich do takie zawiadomienia zobowiązani są wszyscy wspólnicy. Jeśli przedsiębiorstwo decyduje się na powierzenie prowadzenia uproszczonej księgi specjalistom z biura rachunkowego, wówczas musi zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni od zawarcia umowy.

Założenie Księgi Przychodów i Rozchodów

Najczęstszą formą ewidencjonowania jest Księga Przychodów i Rozchodów, Rejestruje się w niej na bieżąco, po dokonaniu transakcji, przychody i wydatki. Księga ta prowadzona jest do celów podatkowych, a na jej podstawie ustala się podstawy opodatkowania. Jeśli natomiast dochód nie zostanie osiągnięty, to przedsiębiorca nie jest zobligowany do płacenia podatku. Księgę można prowadzić samodzielnie, nawet własnoręcznie, choć najlepszymi narzędziami są w tym przypadku elektroniczne programy do księgowości, które automatyzują i przyspieszają pracę. W tabeli uzupełnić należy każdą z rubryk:

  1. liczbę porządkową wpisów,
  2. datę wydatku lub przychodu,
  3. numer faktury / dowodu zakupu,
  4. dane kontrahentów,
  5. rodzaj transakcji,
  6. wartość sprzedaży / usług,
  7. przychody pozyskane poza sprzedażą / usługami,
  8. zakup materiałów / towarów handlowych,
  9. koszty uboczne zakupu,
  10. informację o pensjach pracowników,
  11. pozostałe koszty,
  12. sumę kosztów,
  13. wydatki związane z działalnością badawczo-rozwojową.

 



Księgowość uproszczoną można z powodzeniem prowadzić samodzielnie. Trzeba jednak posiadać elementarną wiedzę w tej dziedzinie i znać podstawowe pojęcia, takie jak przychód, dochód, czy koszty uzyskania przychodu. Odpowiednią wiedzę można przyswoić np. na kursach. Należy przy tym pamiętać, że księgowość uproszczona musi być prowadzona rzetelnie, ze znajomością aktualnych regulacji prawnych, ponieważ pociąga ona za sobą pełną odpowiedzialność za błędy. Dlatego nieocenioną pomocą w prowadzeniu księgi są specjaliści z biur rachunkowych.