Czy faktura VAT musi być podpisana?

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością poprawnego dokumentowana sprzedaży. To obowiązek każdego przedsiębiorcy. Funkcjonujące w obiegu gospodarczym dokumenty potwierdzające transakcję muszą zawierać wszystkie określone w Ustawie o VAT¹ elementy. Czy znajduje się wśród nich podpis na fakturze? W dobie cyfryzacji podatnicy coraz częściej korzystają z możliwości wystawienia elektronicznej faktury VAT i nieustannie zadają sobie pytania: czy trzeba podpisywać faktury? czy faktura bez podpisu to ważny w świetle prawa dokument? Odpowiadamy na te wątpliwości.

Czy na fakturze musi być podpis?

Przez wiele lat przedsiębiorcy i nabywcy przywykli, że dokumenty księgowe muszą być sygnowane przez obie strony. Jednak od 2004 r. podpisywanie faktur nie jest już obowiązkiem. Zniosło go rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług². Zmiana w przepisach wiązała się z przystąpieniem Polski do Unii Europejskiej. Należało przystosować przepisy krajowe do prawa wspólnotowego. W związku z tym obecnie żaden z kontrahentów nie ma obowiązku sygnowania faktury VAT. Jednak, skoro na dokumencie nie muszą pojawić się podpisy, to czy na fakturze musi być pieczątka? Obecnie zrezygnowano również z tego wymogu i nie trzeba potwierdzać faktury firmowymi pieczątkami.

Wyjątek: kiedy podpis na fakturze jest obligatoryjny?

Wyjątek stanowią faktury RR, które wystawiane są przez nabywcę płodów rolnych od rolnika ryczałtowego, czyli takiego, który dostarcza produkty rolne pochodzące z własnej działalności rolniczej lub który świadczy usługi rolnicze i korzysta ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 Ustawy o VAT. W takich przypadkach kupujący powinien wystawić dokumenty księgowe w dwóch egzemplarzach, które poświadczają transakcję. Na fakturach RR, zgodnie z art. 116 Ustawy o VAT, wciąż wymagane są czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania takiego dokumentu lub podpisy oraz imiona i nazwiska takich osób. Od września 2019 r., wskutek nowelizacji wyżej wymienionej ustawy, faktury VAT RR mogą być przekazywane również elektronicznie (zgodnie z ust. 3a do art. 116). W takich sytuacjach dokument może być wystawiony, podpisany i przesłany w formie cyfrowej za zgodą dostawcy. Wymagany jest tu jednak kwalifikowany podpis elektroniczny, zarówno ze strony dostawcy, jak i nabywcy.

Skorzystaj z usług biura rachunkowego!

Wątpliwość: czy trzeba podpisywać faktury korygujące?

Faktura korygująca wystawiana jest w związku z udzieleniem rabatu, podwyższeniem ceny, występującymi błędami w kwotach na fakturze, stawkach podatku VAT, zwrotów nabywcy lub części zapłaconych kwot. Od 2021 r. do ujęcia faktury korygujące w ewidencji wystarczające jest posiadanie dokumentacji, z której wynika, że sprzedawca uzgodnił z nabywcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawcy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura jest zgodna z posiadaną dokumentacją. Jeśli w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie ma w posiadaniu wyżej wspomnianej dokumentacji, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym tę dokumentację uzyskał. Ustawa o VAT, a w szczególności art. 106j ust. 2 i 3, wymienia wszystkie elementy, które powinna zawierać faktura korygująca. Przepis nie określa jednak szczególnych wymogów dotyczących formy potwierdzenia. Oznacza to, że – podobnie jak w przypadku zwykłej faktury VAT – nie trzeba podpisywać faktury korygującej.

Prawo nie wymaga tego od kontrahenta.

Jednak w sytuacjach, kiedy zmianie ulegają kwoty podatku VAT, powstaje konieczność potwierdzenia przez nabywcę odbioru faktury korygującej. Organy podatkowe akceptują każdy rodzaj dokumentu, który pozwala im ustalić, czy i kiedy faktura korygująca dotarła do nabywcy. Jako dowód można wykorzystać np. potwierdzenie odbioru przesyłki poleconej za zwrotnym poświadczeniem odbioru, odrębne pisemne potwierdzenie faktu otrzymania faktury korygującej, przesłana zwrotna kopia z podpisem kontrahenta na fakturze korygującej, faks potwierdzający odbiór faktury korygującej, a także potwierdzenie odbioru faktury korygującej przesłanego drogą elektroniczną. Jest zatem wiele możliwości spełnienia warunku akceptacji dokumentu przez nabywcę i niekoniecznie musi to być podpis na fakturze.

Innym dokumentem poprawiającym informacje zawarte na fakturze jest nota korygująca. Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał dokument zawierający błędy, może wystawić taką notę. Wymaga ona akceptacji wystawcy, zgodnie z art. 106k ust. 2 Ustawy o VAT. Zaaprobowanie noty korygującej może nastąpić w taki sam sposób jak w przypadku faktury korygującej.

Podpis na fakturze VAT, a faktura bez podpisu

Z pozoru faktura bez podpisu wystawcy niczym nie różni się od podpisanego dokumentu. W praktyce bywa jednak inaczej. Jeżeli kontrahent nie ureguluje należności, a sprzedawca będzie chciał rozstrzygnąć sprawę na drodze sądowej, to podpisany dokument stanowi dowód w sprawie. Dlaczego? Ponieważ podpis na fakturze daje w świetle prawa pewność, że jest ona autentyczna. Wówczas sąd na jej podstawie wydaje najczęściej po prostu nakaz zapłaty. Z kolei faktura bez podpisu nie jest traktowana jako bezsporny dowód przez sąd. W takiej sytuacji konieczne jest zebranie dowodów i przesłuchanie obu stron postępowania. Należy jednak pamiętać, że nie można zmusić ani wystawcy, ani odbiorcy do sygnowania dokumentu. Nie można ponadto uzależniać wydania i przyjęcia dokumentu od podpisu na fakturze.

Podsumowanie: jak wygląda prawidłowo wystawiona faktura?

Przedsiębiorca powinien wystawić fakturę VAT w terminie 15 dni od końca miesiąca sprzedaży lub dokonania wpłaty całościowej, lub częściowej przez nabywcę. Niekiedy właściciel działalności gospodarczej decyduje się na wystawienie takiego dokumentu sprzedaży przed dostarczeniem towaru lub przed wykonaniem usługi. W takim przypadku dokument musi być opatrzony datą nie wcześniejszą niż 30 dni przed ustalonym terminem płatności lub sprzedażą. Faktury można wystawiać zarówno online, jak i pisemnie. Ich wygląd może się różnić, jednak każda z nich musi zawierać konkretne elementy. Zgodnie z art. 106e ust. 1. Ustawy o VAT na fakturze powinny się znaleźć następujące informacje:

• data wystawienia faktury / dokonania sprzedaży / wykonania usługi / zakończenia dostawy towarów / otrzymania zapłaty;
• numer nadany przez wystawiającego fakturę, który w jednoznaczny sposób ją identyfikuje;
• miarę i liczbę lub ilość dostarczonych towarów / zakres wykonywanych usług;
• cena jednostkowa netto, czyli cena jednostkowa towaru / usługi bez kwoty podatku;
• podstawę opodatkowania;
• stawkę i kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto (z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku);
• kwotę opustów / obniżek cen, w tym także rabat z tytułu wcześniejszej zapłaty;
• sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
• łączną kwotę należności;
• dane dotyczące podatnika (imiona, nazwiska, nazwy, adresy);
• dane dotyczące nabywcy towarów lub usług (imiona, nazwiska, nazwy, adresy);
• numer identyfikujący podatnika na potrzeby opłacenia podatku;
• numer identyfikujący nabywcę na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
• faktura może być podpisana przez kontrahentów, o ile wyrażą taką wolę.

Podsumowując, odpowiedź na pytanie “czy faktura musi być podpisana?” jest jednoznaczna: nie. Pod warunkiem, że taki niesygnowany dokument zawiera wszystkie wymagane przez ustawę elementy, w świetle prawa jest pełnoprawnym dowodem księgowym. Różnica tkwi jednak w sytuacjach spornych, w których jedna ze stron decyduje się rozwiązać konflikt na drodze sądowej. Dlatego podpis na fakturze i opieczętowanie jej przez podatnika bywa czasami lepiej postrzegane przez nabywcę, który często traktuje taki dokument jako bardziej wiarygodny.