Faktura proforma – co to jest?

Określenie pro forma pochodzi z języka łacińskiego i oznacza “dla zachowania pozorów”. W tego typu dokumentach nie chodzi jednak o zachowanie pozorów legalności, a określenie to nie ma bynajmniej negatywnego wydźwięku. Chodzi mianowicie o nieuregulowane prawnie dokumenty mające charakter poglądowy, które wspomagają obrót gospodarczy. Wystawia się je najczęściej klientom niezdecydowanym na zakup towarów lub usług od konkretnego dostawcy. Czym jest faktura pro forma i jak z niej korzystać? Wyjaśniamy.

Co to jest faktura pro forma?

Faktura proforma jest dokumentem handlowym, a nie dowodem księgowym. Nie stanowi ona podstawy do uiszczenia opłaty i nie można na jej podstawie tworzyć zapisów w ewidencji rachunkowej. Jest dokumentem całkowicie dobrowolnym dla obu stron – przedsiębiorcy i nabywcy. Co więcej, faktura pro forma nie pociąga za sobą konieczności zapłaty podatku. Można ją zatem przetłumaczyć jako fakturę dla zachowania formy pisemnej, której rolą jest przede wszystkim potwierdzenie złożenia oferty lub przyjęcia zamówienia do realizacji. Pozwala ona kontrahentowi na zapoznanie się z wartością usług sprzedawcy i sposobem ich fakturowania. Na tym jednak nie koniec. Może ona stanowić podstawę dla ostatecznej faktury VAT. Jej główną funkcją jest zapoznanie kupującego z interesującymi go towarami i ich cenami. Może być traktowana jako forma doradzenia tego, jaki asortyment czy usługi można wybrać z oferty przedsiębiorstwa. Bywa, że sprzedawca przedstawia swoje propozycje kilkukrotnie w postaci różnych faktur pro forma, a kupujący nie musi zgodzić się na zakup wszystkich wymienionych w takim dokumencie towarów. Wiąże się to również z tym, że taka faktura nie wymaga podpisu. Jest to jedynie dokument o charakterze informacyjnym.

Faktura proforma a faktura VAT

Zgodnie z ustawą o VAT faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym. Bywa, że ma ona formę uproszczoną i zawiera jedynie specyfikację zamówionych towarów lub usług, ich wartość, a także numer rachunku bankowego sprzedawcy, na który kupujący może dokonać przedpłaty. Jak zatem wygląda relacja pomiędzy fakturą pro forma a fakturą końcową? Powinna ona zawierać informacje, które pojawią się w przyszłej fakturze. W ten sposób przedsiębiorca ułatwi sobie wystawienie końcowego dokumentu, a kupujący będzie mógł się zapoznać ze wszystkimi jego elementami. Jaka może być więc różnica między fakturą pro forma a fakturą właściwą? Bywa, że jedyną rozbieżnością jest nazwa samego dokumentu. Właściwa faktura VAT nosi właśnie taki tytuł, natomiast faktura pro forma oznaczana jest jako “pro forma”. Jest ona jednak jedynie zapowiedzią ostatecznego wyglądu dokumentu. Może się zdarzyć, że faktura końcowa będzie znacząco różniła się od treści pro forma.

Faktura proforma – księgowanie

Komunikat Ministerstwa Finansów wyraźnie wskazuje, że „Dokument nazwany fakturą pro-forma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym (…). Wyraźnie oznaczenie tego dokumentu wyrazami pro-forma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura”. Ze słów tych wynika, że otrzymanie faktury pro forma nie wiąże się z obowiązkiem uiszczenia podatku VAT przez sprzedającego. Nie musi on rejestrować jej w ewidencji przychodu, ponieważ taki dokument w rozumienia prawa nie jest fakturą, którą należy zaksięgować. Druga strona, a więc kupujący, nie może odpisać kosztów z tytułu takiej faktury i odliczyć ich od postawy opodatkowania. Dzieje się tak nawet wtedy, gdy pro forma zawiera wszystkie elementy, które znajdą się w dokumencie końcowym.

Faktura proforma a faktura zaliczkowa

Jak już wiemy, faktura pro forma nie jest ewidencjonowana w księgach i to stanowi podstawową różnicę między takim dokumentem a fakturą zaliczkową. Pro forma nie wymaga podpisu ani w wersji papierowej, ani elektronicznej. Jeśli jednak kontrahenci zdecydują się na jej podpisanie, to nabiera ona charakteru umowy. Dzieje się tak, ponieważ strony, składając podpisy, akceptują propozycję zawartą w fakturze i potwierdzają, że zapoznały się z dokumentem. Wówczas kupujący jest zobligowany do zapłaty zapisanej w fakturze pro forma kwoty. Co więcej, jeśli klient spóźnia się z uiszczeniem opłaty, to przedsiębiorca może wystawić fakturę pro forma jako przypomnienie o zbliżającym się terminie płatności. Dokument ten może być wystawiony nawet po tym terminie i pełni wówczas rolę ponaglenia.

Jedynym warunkiem jest to, że pro forma nie może zostać wystawiona po uiszczeniu przez kupującego zaliczki lub całości zapłaty. Gdyby jednak klient nie opłacił zawartych w dokumencie towarów czy usług lub sprzedający nie dopełnił zobowiązań, wówczas faktura taka może stać się dowodem w postępowaniu sądowym. Dopiero w momencie, w którym obie strony zaakceptują zawarte w pro forma zapisy, wówczas przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej w terminie do 15. dnia następnego miesiąca od chwili otrzymania całości lub części zapłaty od nabywcy. Faktura zaliczkowa może być też wystawiona nie prędzej niż 30 dni przed otrzymaniem płatności. To rozwiązanie nie jest jednak korzystne dla usługodawcy i sprzedającego, ponieważ uniemożliwia przewidzenie, czy transakcja ostatecznie dojdzie do skutku oraz, czy kontrahent ureguluje należność. Jeśli kupujący wpłaci określoną kwotę na poczet zamówienia, to przedsiębiorca powinien wystawić fakturę zaliczkową. Jednak uwaga! Przy księgowaniu faktury zaliczkowej trzeba wziąć pod uwagę, czy nie jest ona ewidencjonowana zbyt wcześnie, to znaczy jeszcze przed otrzymaniem zapłaty. Nabywca nie ma bowiem prawa do odliczenia podatku VAT na podstawie za wcześnie wystawionej faktury zaliczkowej.

Jak wystawić fakturę proforma?

W polskim prawie nie ma jednoznacznych wskazań dotyczących okoliczności, w których można wystawić fakturę pro forma. Przepisy nie określają ponadto, w jakim terminie należy ją wystawić. Można ją przesłać kontrahentowi w dowolnym momencie nawiązania relacji biznesowej. Nie ma również regulacji, które wskazywałyby na formę takiego dokumentu. Może być on wystawiony na zwykłej kartce papieru, druku akcydensowym, a nawet w Wordzie lub Excelu. Te rozwiązania nie są jednak stworzone z myślą o fakturowaniu, dlatego najbardziej rekomendowaną formą wystawiania faktury pro forma jest dedykowana ewidencjonowaniu aplikacja, która bardzo upraszcza pracę

Wystawiając fakturę pro forma, przedsiębiorca powinien postępować dokładnie tak samo, jak w przypadku innych faktur, przy czym musi opisać ją jako “faktura pro forma”. W idealnej formie dokument taki może być wiernym odwzorowaniem faktury końcowej. Oznacza to, że wszystkie dane w nim zawarte muszą być zgodne ze stanem faktycznym, to znaczy z takim, który zostanie uwzględniony w przyszłej fakturze końcowej. Dokument powinien zatem zawierać:

  • odpowiedni tytuł
  • numer identyfikujący
  • datę wystawienia
  • dane przedsiębiorcy lub sprzedawcy
  • dane nabywcy
  • nazwy artykułów i wykonywanych usług
  • cenę jednostkową netto oraz wartość sprzedaży netto dla każdego artykułu
  • kwoty lub stawki procentowe wszystkich rabatów
  • wartości i stawki podatku VAT
  • wartość sprzedaży brutto
  • kwotę do zapłaty (również zapisaną słownie)
  • oznaczenie terminu wykonywania usługi lub dokonania sprzedaży
  • oznaczenie terminu płatności (który w przypadku takiego rodzaju dokumentu nie jest wiążący)
  • proponowana forma płatności (np. przedpłata, płatność przy dostawie, raty itd.)
  • oznaczenie rachunku sprzedającego i numer rachunku bankowego.

W polskim prawie gospodarczym istnieją różne dokumenty finansowe i księgowe. Dokumentują one przeprowadzone transakcje, takie jak sprzedaż i uzyskanie zapłaty. Faktura pro forma to specyficzny rodzaj dokumentu, który może służyć regulowaniu relacji między kontrahentami, ponieważ nie generuje on obowiązku podatkowego. Dla wystawiającego fakturę jest to narzędzie do informowania i oferowania. Natomiast dla kupującego jest to sposób na zapoznanie się z możliwościami kontrahenta i wizualizacją faktury końcowej oraz nieformalne przypomnienie o konieczności uiszczenia opłaty. Jest to zatem dokument potrzebny obu kontrahentom i korzystny dla obu stron.