Faktura uproszczona 2022 – regulacje

Posługiwanie się fakturami uproszczonymi nie jest obowiązkiem podatnika. Jednak – jak sama nazwa wskazuje – taki dokument upraszcza pracę. Podawane są w nim tylko podstawowe dane, bez uwzględniania dodatkowych, bardziej szczegółowych informacji. Wraz z 2022 r. w życie wchodzą nowe regulacje dotyczące ewidencjonowania dokumentów sprzedaży, w tym również faktur uproszczonych.

CZYM JEST FAKTURA UPROSZCZONA?

Faktura uproszczona jest podstawowym dokumentem, który potwierdza zawartą transakcję między sprzedawcą usług lub towarów a ich nabywcą. Oznacza to, że faktura uproszczona jest dowodem księgowym uprawniającym do odliczenia podatku VAT. Jest też podstawą do wykazania sprzedaży.

KIEDY MOŻNA WYTAWIĆ FAKTURĘ UPROSZCZONĄ?

Zgodnie z Ustawą o VAT (art. 106e ust. 5 pkt 3) podatnik może wystawić fakturę uproszczoną, kiedy kwota należności ogółem nie przekracza 450 PLN / 100 EURO lub kiedy faktura zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku. Nie można jednak w ten sposób dokumentować sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i na terytorium Polski; sprzedaży, dla której na fakturze nie jest podawany NIP nabywcy; wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów i świadczenia usług.

CO POWINNA ZAWIERAĆ FAKTURA UPROSZCZONA?

Informacje, które powinna zawierać faktura uproszczona podają Ustawa o VAT oraz rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur. Na czym zatem polega uproszczenie? Faktura taka nie musi zawierać danych wymienionych w art. 106e ust. 1 pkt 3,8,9, 11-14. Może nie podawać imienia i nazwiska / nazwy nabywcy towarów lub usług oraz jego adresu; miary i ilości dostarczonych towarów w zakresie wykonywanych usług; ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku; wartości dostarczonych towarów lub wykonywanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku; stawki podatku; sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku; kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Na dokumencie muszą się natomiast znaleźć następujące informacje:

• data wystawienia faktury uproszczonej
• kolejny numer faktury w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje
• numer identyfikujący podatnika
• numer identyfikujący nabywcę towarów lub usług
• data dokonania lub zakończenia dostawy (o ile została określona i różni się od daty wystawienia faktury
• nazwa lub rodzaj towaru lub usługi
• kwoty opustów lub obniżek cen (w tym także w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto)
• kwota należności ogółem

CZY FAKTURA UPRSZCZONA MOŻE BYĆ PARAGONEM Z NIP?

Od początku 2020 r. w niektórych przypadkach można zastąpić fakturę uproszczoną paragonem, który staje się podstawą ujęcia wydatku w kosztach podatkowych. Sprzedawca może wystawić faktury do paragonu jedynie wtedy, kiedy na paragonie został zamieszczony NIP nabywcy w przypadkach, gdy nabywcą jest firma. Jeśli jest nim osoba prywatna, to na paragonie nie musi zostać wpisany NIP takiego konsumenta. Zatem w tradycyjnym modelu sprzedaży, jeśli klientami są osoby nieprowadzące działalności gospodarczej, wystarczy zwykły paragon.

W przypadkach, kiedy klient nabywa towary lub usługi „na firmę”, to powinien poinformować o tym fakcie sprzedawcę przed przyjęciem przez niego zamówienia. Wówczas paragon z NIP, który dotyczy transakcji o wartości nieprzekraczającej 450 PLN / 100 EURO, może być traktowany jak faktura uproszczona. Nie należy na jego podstawie wystawiać dodatkowej faktury do paragonu. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (par. 10 ust. 1 pkt 7b) paragony fiskalne traktowane jako faktury uproszone powinny być księgowane zbiorczo, jednym wpisem. Muszą być zatem ewidencjonowane razem ze zwykłymi paragonami fiskalnymi w formie okresowego raportu z kasy fiskalnej.

Jeśli sprzedawca nie zastosuje się do powyższych zasad, to jego działanie będzie skutkowało nałożeniem sankcji na obie strony transakcji. Dodatkowo na koncie sprzedawcy powstanie dodatkowe zobowiązanie podatkowe wynoszące 100% podatku VAT, który został wykazany na fakturze do paragonu, co oznacza, że będzie on zobowiązany do odprowadzenia podwójnej kwoty podatku VAT.

JAKIE SĄ NOWE REGULACJE W KWESTII WYSTAWIANIA FAKTUR UPROSZCZONYCH?

Od 1 stycznia 2022 r., wraz z pojawieniem się Krajowego Systemu e-Faktur, podatnicy mogą wystawiać elektroniczne dokumenty księgowe w formie ustrukturyzowanej. Nowe regulacje wprowadziła ustawa z 29 października 2021 o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Zgodnie z nimi od teraz podatnik ma wybór co do formy dokumentowania sprzedaży. Nadal może wystawiać faktury papierowe, e-faktury lub e-faktury ustrukturyzowane wystawiane za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. Może przy tym korzystać z systemu mieszanego. Czy z czasem system ten stanie się obligatoryjny? Ministerstwo Finansów planuje, by stało się to w 2023 r., po uzyskaniu decyzji derogacyjnej Komisji Europejskiej.

Wraz ze wspomnianą wyżej ustawą pojawiły się zmiany w terminach wystawiana faktur, także uproszczonych. Ustawodawca wydłużył termin na ich wystawienie przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi oraz przed otrzymaniem całości lub części zapłaty z 30 do 60 dni. Oznacza to, że fakturę uproszczoną można wystawić – podobnie jak fakturę tradycyjną – nie wcześniej niż 60 dni przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi. Musi jednak zostać wystawiona nie później niż do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Przypadki, kiedy fakturę można wystawić dowolnie wcześnie, pozostawiono bez zmian.

Zrezygnowano również z obowiązku oznaczania duplikatów faktur wyrazem „duplikat”. Jeśli pierwotny dokument zaginął lub uległ zniszczeniu, to sprzedający powinien wydać kontrahentowi po raz kolejny taką samą fakturę, opatrując do obowiązkowo datą ponownego wystawienia. Używanie oznaczenia „duplikat” jest teraz dobrowolne.

Podobne udogodnienia dotyczą korekt. Zrezygnowano bowiem z umieszczania na dokumentach sformułowań „faktura korygująca” / „korekta”. Nie trzeba ponadto podawać przyczyn wystawienia dokumentu korygującego. Jeśli natomiast pojawia się konieczność dokonania korekt zbiorczych, to od 2022 r. można pominąć daty wystawienia faktur oraz wykonania usług lub dostawy towarów. W uproszczonej korekcie zbiorczej, w załączniku, należy uwzględnić jedynie numery faktur. Zlikwidowano ponadto obowiązek obejmowania korektą wszystkich dokonanych dostaw i wykonanych usług. Przedsiębiorca może korygować selektywnie i wskazać jedynie te pozycje i dokumenty, które wymagają korekty.  W przypadku faktury uproszczonej należy, podobnie jak dotychczas, zachować wszystkie wymagane w niej informacje.

Faktura uproszczona, choć zawiera mniej danych, funkcjonuje na bardzo podobnej zasadzie jak standardowa faktura. Dlatego też wprowadzone wraz z 2022 r. zmiany w kwestii fakturowania dotyczą także ich. Warto jednak pamiętać, że dokumenty, które nie mogą być wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur, a więc w formie ustrukturyzowanej, to faktury pro forma, faktury VAT-RR, noty korygujące, a także faktury, w odniesieniu do których przepisy nowego rozporządzenia przewidują brak obowiązku ujęcia numeru identyfikującego sprzedawcę na potrzeby podatku oraz faktury, w odniesieniu do których nowe rozporządzenie przewiduje brak obowiązku podawania danych umożliwiających jednoznaczną identyfikację nabywcy.