Jak zgłosić rachunek na białą listę podatników VAT?

CZYM JEST BIAŁA LISTA PODATNIKÓW VAT?

Biała lista podatników VAT to wykaz, który funkcjonuje od września 2019 roku. Jest pomocny w sprawnej weryfikacji kontrahentów: zarówno podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych, a także wykreślonych i ponownie przywróconych do rejestru VAT. Biała lista jest prowadzona przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. 

JAK ZGŁOSIĆ RACHUNEK NA BIAŁĄ LISTĘ PODATNIKÓW VAT?

Podmiot na białą listę podatników VAT wprowadza szef Krajowej Administracji Skarbowej. Wszystkie potrzebne dane pobiera on z dostępnych rejestrów publicznych. Jeśli jednak w wykazie wystąpi błąd, to można wnioskować o usunięcie informacji lub ich sprostowanie. 

JAK PRZESZUKIWAĆ BIAŁĄ LISTĘ PODATNIKÓW VAT?

Biała lista podatników VAT jest dostępna na stronie Ministerstwa Finansów: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka 

Można ją przeszukiwać według numeru rachunku bankowego, NIP, REGON lub nazwy podmiotu (firmy). Wpisanie nawet części tych danych pozwala odnaleźć pasujące wyniki. W wykazie można odnaleźć następuję informacje:

• nazwa firmy / imię i nazwisko przedsiębiorcy;
• numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku (o ile został nadany);
• status podmiotu;
• numer identyfikacyjny REGON (o ile został nadany);
• adres siedziby (jeśli podmiot nie jest osobą fizyczną);
• nazwiska, imiona i numery identyfikacji podatkowej osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania firmy;
• nazwiska, imiona i numery identyfikacji podatkowej prokurentów;
• nazwisko, imię lub nazwę firmy oraz numer identyfikacji podatkowej wspólnika/wspólników;
• daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru, a także datę przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
• w przypadku odmowy rejestracji lub wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia na listę podstawę prawną tej decyzji;
• numery rachunków rozliczeniowych w banku lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której dana firma jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

CZYJE DANE WIDNIEJĄ NA BIAŁEJ LIŚCIE PODATNIKÓW VAT?

Numery rachunków publikowane są jedynie w przypadku podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni i podmiotów przywróconych do rejestru jako podatnicy VAT czynni. Jeśli podmiot nie jest zarejestrowany jako płatnik VAT ze względu na małe obroty, jeśli odmówiono mu rejestracji z obiektywnych przyczyn lub został wykreślony z wykazu, dane dotyczące rachunku rozliczeniowego nie zostaną uwidocznione w wykazie. 

JAK ZGŁASZANE SĄ NUMERY RACHUNKÓW BANKOWYCH NA BIAŁĄ LISTĘ PODATNIKÓW VAT?

Numery firmowych rachunków bankowych, czyli tak zwane rachunki rozliczeniowe, są pobierane automatycznie z baz Krajowej Administracji Skarbowej, po potwierdzeniu przez system teleinformatyczny izby rozliczeniowej STIR. Rachunek powinien zostać zgłoszony do tego systemu przez bank, który go prowadzi. STIR umożliwia analizę i przekazywanie informacji w celu zapobiegania wyłudzeniom skarbowym. Rachunek firmowy, który pojawia się na białej liście podatników VAT jest tym samym numerem, który został podany do urzędu skarbowego w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym. Jeśli dane zostały zmienione, to informacja taka powinna zostać zaktualizowana w urzędzie skarbowym. 

JAK ZAKTUALIZOWAĆ NUMER RACHUNKU BANKOWEGO NA BIAŁEJ LIŚCIE PODATNIKÓW VAT?

Spółki zarejestrowane w Krajowej Administracji Skarbowej i spółki cywilne składają aktualizację bezpośrednio do urzędu skarbowego za pomocą formularzy NIP-8 (zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizujące w zakresie danych uzupełniających) i NIP-2 (zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizujące osoby prywatnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, będącej podatnikiem lub płatnikiem). Dokumenty można złożyć za pomocą systemu e-Deklaracje oraz w wersji papierowej. Informację o posiadanych rachunkach firmowych należy zgłosić także w przypadku zmiany urzędu skarbowego. Natomiast przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą aktualizują rachunki rozliczeniowe przez Centralną Ewidencję Informacji o Działalności Gospodarczej. W wykazie nie są publikowane prywatne rachunki bankowe (ROR), które przedsiębiorcy czasami wykorzystują w transakcjach, ponieważ nie są to rachunki dedykowane prowadzeniu działalności gospodarczej. Jeśli więc nasz kontrahent posługuje się takim numerem bankowym, to nie odnajdziemy go na białej liście podatników VAT. 

JAKIE SĄ KONSEKWENCJE KORZYSTANIA Z RACHUNKU SPOZA BIAŁEJ LISTY PODATNIKÓW VAT?

Od 1 stycznia 2020 r. zapłata partnerowi biznesowemu kwotę powyżej 15 tys. PLN na inny rachunek niż podany w wykazie związana jest z zablokowaniem możliwości zaliczenia tej kwoty lub jej części do kosztów uzyskania przychodu. Ponadto płatnikowi grozi ryzyko odpowiedzialności solidarnej z kontrahentem za zaległości podatkowe, ponieważ nie zapłaci on należnego podatku VAT od takiej transakcji. Istnieje jednak możliwość uwolnienia się od konsekwencji finansowych. Jeśli zorientujemy się, że dokonaliśmy wpłaty na niewłaściwy numer rachunku bankowego – czyli taki, który nie widnieje na białej liście podatników VAT – to powinniśmy poinformować najpóźniej w ciągu 7 dni naczelnika urzędu skarbowego. Bardzo ważne jest, by sprawdzać numer rachunku, na który zamierzamy przelać określoną kwotę. Nawet jeśli widnieje on na fakturze, nie oznacza to, że znajduje się również w rejestrze. Dlatego tego samego dnia, w którym zatwierdzamy przelew, powinniśmy przeszukać białą listę, ponieważ dane są tam aktualizowane raz dziennie. Kontrola w rejestrze obejmuje wybrany dzień, przypadający nie wcześniej niż w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym dany podmiot jest sprawdzany. Brak rachunku kontrahenta w wykazie nie jest podstawą do tego, aby domagać się od niego wprowadzenia numeru na białą listę podatników VAT, dlatego warto już w momencie zawierania umowy mieć pewność, że płatność ma być dokonana na poczet rachunku z wykazu VAT. Jeśli partner biznesowy poda nam inny numer, to może domagać się płatności na rachunek spoza wykazu, a zwłoka w zapłacie może rodzić odpowiedzialność odsetkową. Dlatego warto weryfikować kontrahentów na każdym etapie współpracy, szczególnie tych, z którymi dotychczas się nie współpracowało. 

JAK WPROWADZIĆ RACHUNEK ROZLICZENIOWY NA BIAŁĄ LISTĘ PODATNIKÓW VAT?

Co w przypadku, jeśli podmiot jest podatnikiem VAT, posiada rachunek rozliczeniowy, ale nie może odnaleźć go w wykazie? 

Rozwiązań jest kilka i są one uzależnione od konkretnych sytuacji:

• brak rachunku lub konta firmowego

W takiej sytuacji należy złożyć rachunek rozliczeniowy w banku lub spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej. Jeśli natomiast nie mamy pewności co do tego, czy rachunek używany w firmie jest rachunkiem rozliczeniowym założonym do prowadzenia działalności gospodarczej, to powinniśmy potwierdzić ten fakty w placówce bankowej.

• rachunek firmowy nie został zgłoszony do urzędu skarbowego

Wówczas należy zgłosić rachunek do konkretnego urzędu. Firmy zarejestrowane w przez Centralną Ewidencję Informacji o Działalności Gospodarczej powinny zmienić dane właśnie tam. W CEIDG powinny zaktualizować informacje również osoby fizyczne, które prowadzą działalność gospodarczą niepodlegającą rejestracji (formularz NIP-7). Podmioty zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym muszą zaktualizować dane uzupełniane przez Krajową Radę Sądowniczą (formularz NIP-8). Spółki cywilne muszą zgłosić dane w formularzu NIP-2.

• bank nie przekazał numeru rachunku do Systemu Teleinformatyczne Izby Rozliczeniowej

W takim przypadku należy wyjaśnić problem w placówce banku, który powinien przekazać numer rachunku automatycznie. 

Czemu służą dane zawarte na białej liście podatników VAT? Przede wszystkim bezpieczeństwu. Pozwala ona skontrolować status kontrahenta, który jest istotny dla odpowiedzialności za zobowiązania w VAT przy odwrotnym obciążeniu tym podatkiem. Chodzi zatem o podwyższenie stopnia bezpieczeństwa prowadzonych transakcji.