Kiedy pełna księgowość jest obowiązkowa?

Własna firma to wielka odpowiedzialność i mnóstwo formalności. Szczególnie jeśli dane przedsiębiorstwo zobowiązane jest do prowadzenia pełnej księgowości, która wymaga odpowiednich kompetencji, specjalistycznej wiedzy i sporych nakładów pracy. Ustawa o rachunkowości wymienia różne regulacje odnoszące się do prowadzenia własnej firmy i związanej z nią formy ewidencji. Znajdziemy tam wskazanie “kiedy pełna księgowość jest obowiązkowa”, a to, co akt prawny przekazuje hermetycznym językiem, my przekładamy na zrozumiałą odpowiedź.

Pełna księgowość – czyli właściwie co to jest?

Pełna księgowość to – w przeciwieństwie do księgowości uproszczonej – bardzo złożona, rozbudowana i zawiła forma prowadzenia ewidencji. Dla przedsiębiorcy może stanowić nie lada wyzwanie, ponieważ wymaga sporych nakładów pracy. Polega na właściwym ewidencjonowaniu w księgach rachunkowych wszystkich zdarzeń finansowych dokonywanych przez firmę. Na księgi składa się wiele dokumentów, takich jak dziennik, konta księgi głównej, konta ksiąg pomocniczych, zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych i głównej oraz wykaz składników aktywów i pasywów. Każda operacja finansowa powinna być należycie opisana, kwoty uzgodnione, a wszelkie błędy skorygowane. Na podstawie zdarzeń finansowych należy następnie przygotowywać regularne sprawozdania, takie jak bilans, czy rachunek zysków i strat. Pełna księgowość, choć czasochłonna, daje jednak pełny wgląd w ewidencję przychodów i rozchodów, majątku i źródeł finansowania, a także inwentaryzację majątku i zobowiązań. Pozwala przeglądać sprawozdania finansowe i karty wynagrodzeń pracowników. Prowadzenie pełnej księgowości daje doskonały ogląd sytuacji gospodarczych, które zachodzą w przedsiębiorstwie. Pomaga zanalizować i ocenić jego sytuację finansową, a na tej podstawie planować kolejne inwestycje, a także szacować ryzyko i potencjalne zyski.

Kiedy pełna księgowość jest obowiązkowa?

Pełna księgowość nie jest obowiązkiem każdego przedsiębiorstwa, choć każda firma, nawet bardzo mała, może zdecydować się na jej wdrożenie. Kto musi prowadzić taką formę ewidencji? Skierowana jest ona głównie do dużych przedsiębiorstw, które dysponują sporymi nakładami finansowymi i od których państwo wymaga transparentności. W związku z tym obowiązek prowadzenia pełnej księgowości mają przede wszystkim spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjne, komandytowe i komandytowo-akcyjne. W ich przypadku obowiązku nie warunkują żadne limity przychodu, a każde przedsiębiorstwo, które wybrało taką formę działalności, musi rozliczać się na podstawie pełnych ksiąg handlowych. Ponadto wymaganie prowadzenia pełnej księgowości skierowane jest do osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych i przedsiębiorstw w spadku, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich, a także do przedsiębiorstw w spadku działających w oparciu o Ustawę z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej (Dz. U. poz. 1629). Warunek jest w tym przypadku jeden – ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość 2 000 000 euro.

Pełna księgowość – kto musi ją prowadzić?

Jeszcze całkiem niedawno limit prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych wyznaczony był równowartością 1 200 000 euro. Granica 2 000 000 euro funkcjonuje dopiero od 2017 roku. Stawka ta przeliczana jest na polską walutę po średnim kursie Narodowego Banku Polskiego na pierwszy dzień roboczy października, który poprzedza dany rok obrotowy. Jest to wskazane w art. 2 ust. 1 pkt. 2 Ustawy o rachunkowości. Od kiedy zatem pełna księgowość jest obowiązkowa? W 2021 roku, zgodnie z kursem ogłoszonym przez NBP za 01.10.2020, 1 euro miało wartość 4,5153 PLN. Zatem w roku 2021 obowiązek taki mają przedsiębiorstwa, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok osiągnęły 9 030 600 PLN. Limit ten obowiązuje od 01.01.2021 do 31.12.2021. W porównaniu do roku ubiegłego widać wyraźny wzrost tej kwoty o 283 800 PLN. Oznacza to, że obowiązek prowadzenia rozbudowanej ewidencji w tym roku ma mniej przedsiębiorstw. Kiedy pełna księgowość przestaje być obowiązkowa? W sytuacji, w której przychody netto przedsiębiorstwa za poprzedni rok obrotowy wyniosły mniej niż równowartość 2 000 000 euro i które nie stosują zasady określonych ustawą. Wykorzystuje się wówczas art. 70a Ustawy o rachunkowości, który dotyczy składania oświadczenia o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Na podstawie art. 2. ust. 2 Ustawy o rachunkowości można wówczas złożyć we właściwym rejestrze sądowym oświadczenie o braku takiego obowiązku. Ale uwaga! Nie można przekroczyć terminu 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy.

Pełna księgowość – jakie są wymagania?

Prowadzenie pełnej księgowości jest bardzo skomplikowane. Należy znać nie tylko podstawowe, ale także te najbardziej zaawansowane pojęcia związane z ewidencjonowaniem przychodów i rozchodów. Na tym jednak nie koniec. Oprócz biegłości w prowadzeniu ksiąg konieczna jest także znajomość aktów prawnych i przepisów, żeby móc rzetelnie i bez błędów ewidencjonować wszystkie zdarzenia finansowe w przedsiębiorstwie. Każda transakcja, od przelewów, po operacje związane z magazynem, musi być opatrzona datą i indywidualnym numerem, a także danymi osoby, która taką informację dodała. Pełna księgowość musi być prowadzona prawidłowo, regularnie i na bieżąco. Ze względu na zawiłe przepisy prawne i skomplikowane zasady wiele przedsiębiorstw decyduje się na skorzystanie z pomocy wyspecjalizowanych pracowników biur rachunkowych. To nieoceniona pomoc i pewność, że w księgach wszystko będzie się zgadzało.

Pełna księgowość – wymagania a chęci

Wiemy już kto jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji w rozszerzonej formie. Jednak na prowadzenie pełnej księgowości mogą zdecydować się także firmy, których przychody netto za ubiegły rok obrotowy nie przekroczyły równowartości 2 000 000 euro. W takim przypadku przedsiębiorca lub wspólnicy przed rozpoczęciem roku obrotowego są obowiązani do zawiadomienia o tym fakcie urzędu skarbowego, właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym. Takie zawiadomienie można złożyć na podstawie ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie informacji dla przedsiębiorstw (Dz. U. poz. 647, 1544, 1629, 2244, a także poz. 60 z 2019 roku).

Pełna księgowość – jak na nią przejść?

Zarówno w przypadku firm, które z własnej woli przechodzą na pełną księgowość, jak i w sytuacji, kiedy przedsiębiorstwo zostaje do tego zobowiązane, trzeba liczyć się z formalnościami. Nie można zrobić tego z dnia na dzień lub w trakcie roku podatkowego. Każdorazowo należy poczekać do początku kolejnego roku obrotowego. Jakie są wymagania przy przejściu na pełną księgowość? Należy zrobić spis z natury towarów, materiałów itd., podsumować zapisy i zamknąć Księgę Przychodów i Rozchodów. Następnym krokiem jest opracowanie polityki rachunkowości firmy, która musi określać między innymi rok obrotowy, metody wyceny aktywów i pasywów oraz sposób prowadzenia ksiąg (np. w programie komputerowym lub metodą tradycyjną). W dalszej kolejności trzeba otworzyć księgi rachunkowe, co polega na sporządzeniu inwentarza, czyli spisu aktywów i pasywów wraz z ich wyceną. Jest to de facto pierwsza księga, która stanie się bazą dla kolejnych. Na podstawie tak spisanego inwentarza sporządza się bilans otwarcia. Wspomniane otwarcie ksiąg rachunkowych musi nastąpić bardzo szybko, bo w ciągu 15 dni od początku roku obrotowego. W praktyce jest to zwykle data 15 stycznia.

Pełna księgowość to zawsze prawdziwe wyzwanie dla przedsiębiorcy. Trzeba sprostać wielu wymaganiom i poświęcić temu ogromną ilość czasu. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest powierzenie prowadzenia takiej ewidencji specjalistom z biur rachunkowych. Tym bardziej, że w czasach pandemii przedsiębiorstwa decydują się na prowadzenie ewidencji na komputerze, a coraz więcej technicznych innowacji potrafi usprawnić i przyspieszyć pracę biegłego księgowego. Kto w najbliższym roku będzie musiał przejść na prowadzenie pełnej księgowości? Na tegoroczny średni kurs NBP będziemy jeszcze musieli poczekać do 01.10.2021 r.