Czynny żal – jak go złożyć elektronicznie?

Czynny żal to instytucja, która pozwala wytłumaczyć się podatnikowi z niedopełnienia swoich obowiązków względem urzędu skarbowego lub celno-skarbowego. Należą do nich m.in. opłacanie podatków i składanie deklaracji podatkowych. Czynny żal pozwala podatnikowi uniknąć kary ze strony organów podatkowych. Jest całkowicie bezpłatny i wymaga jedynie wyjaśnienia, dlaczego popełniliśmy błąd. Dokument można złożyć w różnej formie, osobiście, listownie lub elektronicznie. Ta ostatnia droga jest najszybsza i kosztuje najmniej fatygi.

Co to jest czynny żal?

Instytucja zwana czynnym żalem to zawiadomienie o popełnieniu czynu zabronionego. Pozwala ona poinformować naczelnika urzędu skarbowego lub urzędu celno-skarbowego w przypadku wykroczenia lub przestępstwa skarbowego. Jeśli zapomnieliśmy o złożeniu deklaracji lub zapłaceniu podatku w terminie możemy śmiało wystosować taki dokument. W określonych sytuacjach organ podatkowy może odstąpić od kary. Zgodnie z art. 16 par. 1 Kodeksu karnego skarbowego karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie nie podlega „sprawca, który po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomił o tym organy ścigania, ujawniając istotne okoliczności tego czynu, w szczególności osoby współdziałające w jego popełnieniu”.

Kiedy można złożyć czynny żal?

Z instytucji czynnego żalu możemy skorzystać w następujących sytuacjach:

jeśli nie złożyliśmy zeznania podatkowego w terminie
jeśli nierzetelnie prowadziliśmy księgi rachunkowe
jeśli nieprawidłowo wystawiliśmy fakturę
jeśli nie zapłaciliśmy podatku dochodowego lub podatku VAT
jeśli nieprawidłowo zapłaciliśmy podatek dochodowy lub podatek VAT
jeśli bezprawnie zastosowaliśmy obniżone stawki VAT
jeśli bezprawnie zastosowaliśmy zwolnienie z VAT
jeśli zatailiśmy przed organem podatkowym prawdziwe rozmiary naszej działalności gospodarczej
jeśli wyłudziliśmy zwrot należności celnej
jeśli wyłudziliśmy pozwolenie celne

Zawiadomienie o niedopełnieniu obowiązków przez podatnika będzie skuteczne tylko wtedy, jeśli spełnimy konieczne warunki. Przede wszystkim podatnik musi się przyznać do przestępstwa lub wykroczenia skarbowego jeszcze zanim organy rozpoczną procedurę zmierzającą do jego wykrycia. Chodzi tu na przykład od przeszukania lub czynności kontrolne. Jeśli jednak zagapiliśmy się i urząd rozpoczął procedury sprawdzające, to czy można złożyć czynny żal? Nie mamy prawa skorzystać z tej instytucji po tym, jak zostaliśmy wezwani w związku z popełnionym czynem zabronionym, a organ podatkowy udokumentował już popełnienie przestępstwa lub wykroczenia podatkowego. Czynnego żalu nie możemy także złożyć w trakcie postępowania kontrolnego. Nie mamy tej możliwości również w sytuacjach, w których zorganizowaliśmy grupę mającą na celu popełnienie przestępstwa skarbowego lub nakłanialiśmy osobę do popełnienia takiego przestępstwa albo wykroczenia. Możemy natomiast złożyć czynny żal wyjątkowo w sytuacji, kiedy organ jeszcze nie dostarczył podstaw do wszczęcia postępowania w sprawie czynu zabronionego.

Jak wyrazić czynny żal?

Aby instytucja czynnego żalu była skuteczna trzeba dobrowolnie poinformować naczelnika urzędu skarbowego lub naczelnika urzędu celno-skarbowego o tym, jaki czyn zabroniony popełniliśmy. Następnie konieczne jest, abyśmy dopełnili wszelkie obowiązki, w tym uregulowali całe zobowiązanie wobec organu podatkowego. Jest to szczególnie ważne w sytuacji, w której zalegamy z deklaracjami podatkowymi lub nie zapłaciliśmy należności publicznoprawnych. Aby być wiarygodnym dla organu podatkowego, nie można zwlekać z dopełnieniem tych obowiązków. Powinniśmy to zrobić jak najszybciej, na przykład w ten sam dzień, w którym składamy czynny żal. Nie należy tego jednak robić później niż w terminie wyznaczonym przez urząd. Trzeba pamiętać, że czynny żal może chronić przed konsekwencją, ale nie zwalnia z obowiązku uregulowania powstałych zaległości i odsetek. Dokument można złożyć w urzędzie skarbowym, celno-skarbowym oraz urzędzie skarbowym dla największych podmiotów – w organie, w którym zwykle się rozliczamy. Jeśli pomyliliśmy placówki, to nasze pismo zostanie przesłane do właściwego organu. Można to zrobić podczas wizyty w urzędzie, w którym się rozliczamy, wysyłając list na adres tegoż urzędu lub elektronicznie. Ta ostatnia forma jest najprostsza i najszybsza.

Jak złożyć elektronicznie czynny żal?

Czynny żal składa się w formie elektronicznie przez e-Deklaracje. Należy wysłać pismo ogólne na skrzynkę e-PUAP właściwego organu podatkowego przez platformę e-Urząd Skarbowy. Koniecznie trzeba pamiętać o pobraniu Urzędowego Poświadczenia Odbioru. UPO to nazwa zbiorcza dokumentów generowanych przy odbieraniu dokumentacji elektronicznej przez organy administracji publicznej w momencie, w którym prawidłowo dostarczyliśmy pismo w formie elektronicznej. Złożony czynny żal musi być opatrzone podpisem kwalifikowalnym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

podpis kwalifikowany – są to dane połączone z certyfikatem elektronicznym, które poświadczają związek podpisu z konkretną osobą fizyczną, która składa taki podpis. Potwierdza on tożsamość podatnika i zapewnia bezpieczeństwo posługiwania się elektroniczną wersją podpisu. W świetle prawa podpis kwalifikowany jest równoważny z podpisem wykonanym własnoręcznie.
podpis zaufany – ma on te same funkcje, co podpis kwalifikowany, jednak w jego zakres nie wchodzi obszar kontaktów z administracją i organami państwowymi. Znajduje swoje zastosowanie jedynie na platformach urzędowych.
podpis osobisty – to zaawansowany podpis elektroniczny. Prawdziwość danych deklarowanych przez posiadacza podpisu potwierdza certyfikat podpisu osobistego, zawierający imię lub imiona, nazwisko, obywatelstwo oraz numer PESEL. Aby certyfikat podpisu osobistego znalazł się w e-dowodzie należy wyrazić na to zgodę podczas składania wniosku o dokument.

Nasz podpis to bardzo ważna kwestia. Oznacza on, że dokument złożyliśmy osobiście. W innym przypadku, jeśli widnienie na nim podpis pełnomocnika, organ podatkowy może uznać, że to nie my składamy czynny żal i dobrowolnie przyznajemy się do winy, a ktoś składa zawiadomienie o popełnieniu wykroczenia lub przestępstwa karno-skarbowego.

Co powinien zawierać czynny żal?

Nie istnieje określony formularz dokumentu, z którego moglibyśmy skorzystać. Urzędy skarbowe i celno-skarbowe wymagają jednak, by czynny żal zawierał określone elementy. Powinny znaleźć się w nim dane podatnika oraz adresat (czyli naczelnik organu podatkowego). Następnie musimy opisać popełniony czyn, jego charakter oraz jego okoliczności. Jeśli miał on charakter incydentalny, to warto to zaznaczyć. Powinniśmy także wskazać wszystkie osoby, które mają związek z popełnionym czynem, a na końcu dobrze jest także zawrzeć informację o tym, czy naprawiliśmy swój błąd. Wówczas najlepiej dołączyć potwierdzenie zapłaty. Jeśli tego jeszcze nie zrobiliśmy, to dobrze jest napisać w jaki sposób oraz w jakim terminie zobowiązujemy się do dopełnienia swoich obowiązków względem urzędu (np. kiedy zapłacimy zaległości podatkowe lub złożymy deklarację).

Czynny żal… i co dalej?

Kiedy czynny żal dotrze do urzędu (forma elektroniczna jest najszybszą drogą), wówczas naczelnik rozpatrzy dokument. Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy nie przewiduje w tym przypadku terminów procesowych. Jeśli naczelnik uzna czynny żal za skuteczny, to odstąpi od nałożenia kary podatkowej lub celnej. Urzędnik może także wskazać nowe terminy, w których podatnik będzie zobowiązany zrealizować swoje obowiązki. Jeśli natomiast naczelnik urzędu skarbowego bądź celno-skarbowego nie uzna czynnego żalu za skuteczny, wówczas zostanie wszczęte postępowanie w sprawie o wykroczenie lub przestępstwo skarbowe na zasadach, które określa Kodeks karny skarbowy. W zależności od tego, jak poważne jest przewinienie, może ono skutkować mandatem, grzywną, wyrokiem sądowym, a nawet pozbawieniem wolności. W przypadku, kiedy urząd skarbowy nie przyjmie czynnego żalu, wówczas podatnik nie ma możliwości odwołania się od wydanej decyzji.

Czynny żal to instytucja, która umożliwia uczciwym podatnikom naprawianie ich błędu. Jeśli w dokumencie wykażemy, że niedopatrzenia dokonaliśmy bez premedytacji, wówczas urząd skarbowy lub celo-skarbowy odstąpi od kary podatkowej. W sytuacjach, w których zagapiliśmy się z terminami lub zapłaciliśmy złą kwotę podatku warto korzystać z czynnego żalu, szczególnie w formie elektronicznej, która jest szyba i skuteczna.